Compras y abastecimientos

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EL SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

I. RELACIONES DE LA FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS CON LA ORGANIZACIÓN

1. Consideración original de la compra: antes de comprar un artículo hay que decidir si comprarlo o no, así como las condiciones de compra.
2. Origen de la requisición de compras: debe ser previamente autorizada y puede ser una tarjeta de reorden,repetitiva, requisición de rutina o un memorando.
3. Determinación de las fuentes posibles: el representante de compras debe estar en comunicación con el proveedor y pedirle cotización.
4. Selección de la fuente: esto según las condiciones de compra.
5. Tráfico y rutas: hay que seleccionar un método económico y confiable.
6. Emisión de la orden de compras: aquí se imprimen todas las condiciones de lacompra, por lo que se convierten en obligaciones.
7. Rastreo y abastecimiento de la compra: hay que revisar con el proveedor que la entrega se haga bajo las condiciones pactadas.
8. Recepción e inspección: es recibir el material solicitado, así como revisarlo físicamente, lo hace alguien independiente a departamento de compras, es como una auditoría.
9. Verificación de facturas y pagos:generalmente lo hace el departamento de contabilidad y es examinar la veracidad de lo facturado.
10. Control de material y de inventarios: hay que controlar la variedad y la existencia de los materiales.
11. Análisis del valor e investigación de las compras: persigue la mejor manera de procurarse materiales y abastecimientos.
12. Administración de las compras: es vigilar que se cumpla lo relativo a lascompras.
13. Disposiciones de sobrantes y desperdicios materiales: se puede reutilizar, devolver o vender.
14. Auditoria periódica al departamento de compras: lo hace contabilidad o auditoría interna, es para supervisar el proceso y evitar desvíos.
15. Requerimientos físicos para compras: como las compras son de suma importancia para el funcionamiento de una empresa es importante que se tengael personal adecuado para ello.

II. CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRAS

La calidad es muy importante a la hora de satisfacer las necesidades, por lo que es vital tomar decisiones en cuanto a la calidad de las compras para que se satisfagan dichas necesidades sin que se vea mermada la calidad del producto.

III. IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACION DE LAS SOLICITUDES DE COMPRA

Lasrequisiciones deben especificar y contener toda la información de las adquisiciones detalladamente.
La solicitud o requisición es por cuadruplicado y aquellas para trabajos especiales es por quintuplicado.

IV. DIVULGACION DE ACTUALIDADES TECNOLOGICAS Y APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES.

Los adelantos tecnológicos son de suma importancia para el departamento de compras, sin embargo no siemprefue así, pues cuando se empezó se tuvieron diversos obstáculos, pero fue teniendo mejoras impresionantes.

En general la tecnología vino a automatizar el trabajo normal del departamento de compras.

V. PLANEACION Y PROGRAMACION DE LAS COMPRAS

Es importante que el encargado de compras esté enterado de cualquier situación que sobrevenga en lo respectivo a las compras.
Lo ideal es que losproveedores estén en comunicación con el encargado de compras para notificarle cualquier cambio en lo pactado, pero no siempre es así, de tal manera que muchas veces los encargados deben adaptar la realidad a las necesidades.

VI. INFORME DE SUTIMIENTO Y REVISION DEL MATERIAL ENTREGADO

Es la última fase, donde se recibe la mercancía, se revisa la misma y luego se hace la aprobación del pago.Hecho esto se anota en el formato denominado aviso de mercancía recibida, en las empresas pequeñas basta con anotarlo en el libro de mercancías recibidas.

El proveedor debe expedir factura por cada venta que haga.
El encargado debe notificar al proveedor si la mercancía no llego correcta o si hubo error, o bien debe notificar si alguna mercancía llegó defectuosa.

VII. ARCHIVO HISTORICO...
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