Contable

Ciclo de Ingresos: Funciones principales del proceso de ingresos

Función | Breve descripción |
Pedidos de clientes | Aceptación de pedidos de clientes de productos y servicios en el sistema de la Entidad de conformidad con los criterios de la Administración. |
Autorización de crédito | Aprobación adecuada de crédito a clientes por sus pedidos |
Embarques a clientes| Embarque de productos a clientes previamente autorizados |
Facturación | Emisión de facturas por ventas a clientes de productos embarcados o servicios prestados; también procesamiento de ajustes a la facturación por rebajas, descuentos y devoluciones |
Cobros a clientes | Procesamiento de efectivo recibido de clientes |
Cuentas por cobrar a clientes | Registros de facturas de ventas,cobros y notas de crédito en cuentas individuales de cada cliente |
Mayor general | Acumulación apropiada, clasificación y sumarización de ingresos por ventas, cobros a clientes y cuentas por cobrar a clientes en los rubros de los estados financieros |

Funciones de ingresos y cuentas por cobrar a clientes | Pedidos de clientes | Crédito | Embarque | Cuentas por cobrar | Recibo de efectivo |Procesoelectrónico de datos |
Recibir y preparar los pedidos de clientes | X | | | | | |
Autorización de crédito | | X | | | | |
Embarque de productos a clientes y completar los documentos de embarque | | | X | | | |
Preparar las facturas a clientes | | | | X | | X |
Actualizar los registros de CXC a clientes por ventas | | | | X | | X |
Recibir cobros de clientes| | | | | X | |
Actualizar los registros de CXC a clientes por sus cobros | | | | X | | X |
Preparar relación de saldos de clientes por antigüedad | | | | X | | X |

Pedidos de clientes.-
La función inicial del proceso de ingresos, es la recepción de pedidos de clientes, los cuales pueden ser recibidos directa y formalmente por el departamento de ventas, por teléfono (que elcliente llame o que la Entidad le llame al cliente) o bien por correo electrónico y la preparación de pedidos de clientes, generalmente por una persona de ventas. El pedido de clientes debe contener elementos que proporcionen una base para que todas las transacciones de ventas queden autorizadas adecuadamente y completamente asentadas en este documento interno, los controles incluyen el uso depedidos numerados secuencialmente, descripción de los productos solicitados, numero de partes, cantidad y precios de venta de los productos ordenados, así como el domicilio autorizado para facturar. En un sistema computarizado, en conveniente generar un informe de pedidos de clientes por surtir y este informe debe ser revisado constantemente para vigilar que los pedidos estén siendo surtidosoportunamente.
Autorización de crédito.-
Las políticas de aprobación formal de crédito, son implementadas por las Organizaciones para minimizar las pérdidas por incobrabilidad.
Antes que los pedidos de clientes sean procesados, se requiere que el departamento de crédito determine si los productos pueden ser embarcados a los clientes. El departamento de crédito es supervisado por el gerente de créditoque reporta al tesorero o a la dirección de administración y finanzas; implementa las políticas de crédito de la administración y utiliza éstas para evaluar los clientes potenciales y recurrentes mediante el estudio/análisis de sus estados financieros para determinar su capacidad de pago y verificar su historial crediticio a través de referencias y/o buró de crédito. Como resultado de su evaluaciónse otorga al cliente en particular una línea de crédito con un límite. Esta función debe determinar, en base a su situación financiera y experiencia de crédito, si el cliente tiene capacidad para pagar los productos y servicios materia de venta a crédito.
Cuando a un cliente se le ha otorgado una línea de crédito, la aprobación de una transacción de ventas, requiere una simple determinación de...