Contro,de contacto en una empresa

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CONTACTOS

ESTATUS: PRESUPUESTO NUEVO:

Es una solicitud de presupuesto, el cual acaba de ser llenado por el cliente (via internet), o por las personas de ventas , ya sea por llamadas telefónicas recibidas y/o visitas en oficina. El estatus de nuevo significa que es un presupuesto pendiente de elaborarse.

Las personas encargadas de darseguimiento, tendrán como objetivo checar diariamente que los contactos en este estatus, tengan completos los datos para cotizar, y que esté muy claro que es lo que el cliente desea que se le cotice, en caso contrario, deberán solicitarlos y/o confirmarlos, hay que tratar de que el contacto sea vía telefónica, porque de esta manera establecemos el primer contacto con el cliente y tiene más impactoque un correo electrónico. Se mandará un e mail, sólo cuando no sea posible contactar a la persona vía telefónica.

Hay que identificar la Zona, Colonia, donde va a ser construida o instalada
Cuando sea una Zona en el DF: Bosques de las Lomas, Santa Fe, Lomas Country Club, Interlomas, Bosques Real, Reforma Lomas, Tecamachalco, Pedregal de San Ángel, San Ángel, Coyoacán, LaEstadía, Condado de Sayavedra, Chiluca, Valle Escondido.

En esta zonas hay que tratar de hacer una cita con el Cliente o Prospecto, ya sea en sus oficinas, Lugar de la obra, en Nuestras Oficinas, esto, nos permite tener el contacto Físico y Visual, que es primordial para iniciar el proceso de cierre de una Venta. También nos permite conocer el proyecto más a fondo y lo más importante, es quenos permite captar cuales son sus necesidades, para poderle ofrecer un producto que satisfaga sus necesidades, lo cual lo podemos lograr, enseñándole las fotografías de las albercas que hemos hecho.


¿CÓMO SE DEBEN DE MANEJAR LAS PRIORIDADES?

Cuando se haya logrado establecer contacto con cliente y hayamos logrado el tratar de establecer una cita, se deberá de solicitara la Dirección de Ventas un día y hora para formalizar la cita. Para poder entrar en contacto con el Director de Ventas, lo deberán hacer al través de su Asistente. La prioridad se deberá poner en ALTA

Cuando el cliente o Prospecto haya solicitado su presupuesto con Urgencia, se deberá manejar el estatus de importancia en ALTA.

Cuando hayamos podido entrar en contacto con elcliente, pero no haya querido establecer una cita, pero nos proporcionó todos los datos, archivos de dibujos y/o Proyecto, lo ponemos en Importancia Media

Cuando no hayamos podido entrar en contacto con el Cliente o Prospecto, pero la solicitud cuente con todos los datos para la elaboración del presupuesto y se tenga claro que es lo que el cliente quiere que se cotice, se pondrá unaprioridad BAJA.

Cuando no tengamos información para la elaboración del presupuesto y no hayamos podido entrar en contacto con el cliente, entonces el estatus de deberá mantener en Blanco, y se deberá insistir por teléfono y por correo los datos. Cuando se hayan podido conseguir los datos o el contacto, se deberá cambiar el estatus de importancia al que corresponda.

ESTATUS:PRESUPUESTO PENDIENTE

Es una Solicitud de Presupuesto o Cotización, la cual NO CUENTA con los datos de equipos y/o servicios a cotizar. No fueron proporcionados por el Cliente o Prospecto.

Las personas encargadas de dar seguimiento, tendrán como objetivo conseguir los datos de dichos contactos, para poder realizarles su Presupuesto o Cotización. Deberán solicitarlos ya seatelefónicamente o por E mail se deberá seguir mismo procedimiento de Prioridades.

ESTATUS: PRESUPUESTO ELABORADO

Es una solicitud de Presupuesto o Cotización, La Cual Ya Fue Elaborada, Y Enviado Al Cliente o Prospecto, por algún medio ( Por correo electrónico, por Fax, Impresa y entregada en su Domicilio), pero, Aun No Ha Sido Confirmada Su Recepción.

Las Personas encargadas...