Control Caja Chica
Páginas: 9 (2103 palabras)
Publicado: 26 de julio de 2012
NORMAS ADMINISTRACION DE CAJA CHICA
CONCEPTO
El Reglamento de Fondo de Caja Chica es el conjunto de normas de carácter jurídico, técnico y administrativo que regula el manejo de fondos para la adquisición de bienes y servicios de cuantías inferiores a Bs. 500.- (Quinientos 00/100 bolivianos), denominado Caja Chica.
OBJETIVOS
El presente reglamento tiene como objetivo constituirse enel marco normativo y de aplicación, regulador en las fases de: solicitud, recepción, manejo y control de fondos destinados a cubrir gastos menores en la Empresa, bajo la denominación de Fondos de Caja Chica, Fondos que están destinados a la compra de materiales e insumos y a la contratación de servicios.
Establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento de dichos fondos, tendientesa precautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados.
DEFINICIÓN
El Fondo de Caja Chica, se constituye en una disponibilidad de dinero que la Empresa puede utilizar para efectuar compras menores y contratación de servicios, cuyos montos no podrán exceder los Bs. 500.- (Quinientos 00/100 Bolivianos), para erogaciones pequeñas o en casos deemergencia, que pagarlas con cheque resulte moroso, ineficaz o ineficiente.
Por su naturaleza y cuantía los gastos del Fondo de Caja Chica no requieren de las cotizaciones para su adquisición o contratación.
ALCANCE
Su cumplimiento y aplicación es obligatorio para todos los funcionarios de la Empresa.
DEPARTAMENTOS Y SUS ATRIBUCIONES
I. La Gerencia de Administrativa - Financiera y de RR.HH(GAF).- Es la autoridad competente para DESIGNAR a los responsables para el Manejo de Caja Chica, DEFINIR el importe y AUTORIZAR los desembolsos de los fondos.
II. El Departamento ADMINSTRATIVO.- Efectúa el registro y reintegro de los desembolsos a favor del Encargado de Caja Chica.
III. El Departamento de Contabilidad.- Registra los importes desembolsados a los Encargados de Caja Chica,controla y registra las rendiciones de gastos en función a los conceptos y montos autorizados y realiza las conciliaciones de cuentas respectivas.
IV. Los Encargados de Caja Chica.- Son los responsables del correcto y racional manejo de los fondos asignados así como la rendición de gastos conforme a los lineamientos del presente reglamento.
FUNCIONES DEL ENCARGADO DE CAJA CHICA
a) Manejar losfondos de Caja Chica en función al presente Reglamento.
b) Utilizar con mesura y absoluta responsabilidad, los fondos que reciban de la empresa, sólo para cubrir gastos menores relacionados con el negocio de la Empresa.
c) Posteriormente, el Jefe Administrativo y de Servicios Generales del Área, es responsable de la verificación física y el seguimiento al envío semanal de los Reportes de su Área ala Unidad de Contabilidad, con todos los respaldos correspondientes.
d) En ningún caso se podrá fraccionar la compra de un bien o servicio.
PROCEDIMIENTOS EN LA APERTURA DE FONDOS
Para la asignación o apertura de Fondos Fijos de Caja Chica, en favor de las diferentes unidades de la Empresa, se establecen el siguiente procedimiento:
a) La Gerencia Técnica (GT) o la Gerencia del Proyecto(GP) solicitará a la GAF la asignación de Fondos fijos de Caja Chica, justificando las necesidades de la misma, proponiendo al encargado responsable y el monto a asignar.
b) La GAF, analizará las necesidades planteadas y asignará el monto que corresponda hasta un máximo de Bs. 7.000.- (Siete mil 00/100 Bolivianos) y autorizando al Encargado para su manejo. Excepcionalmente y con la debidajustificación podrá autorizar el incremento.
c) El Encargado designado deberá realizar la apertura de una cuenta bancaria exclusiva para el manejo de estos fondos.
d) Posteriormente, GAF instruirá al Departamento de CONTABLE, su procesamiento para el respectivo desembolso.
NOTA FISCAL (FACTURA)
Toda cancelación que se efectué a través del Fondo de Caja Chica debe estar
Respaldada por la...
CONCEPTO
El Reglamento de Fondo de Caja Chica es el conjunto de normas de carácter jurídico, técnico y administrativo que regula el manejo de fondos para la adquisición de bienes y servicios de cuantías inferiores a Bs. 500.- (Quinientos 00/100 bolivianos), denominado Caja Chica.
OBJETIVOS
El presente reglamento tiene como objetivo constituirse enel marco normativo y de aplicación, regulador en las fases de: solicitud, recepción, manejo y control de fondos destinados a cubrir gastos menores en la Empresa, bajo la denominación de Fondos de Caja Chica, Fondos que están destinados a la compra de materiales e insumos y a la contratación de servicios.
Establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento de dichos fondos, tendientesa precautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados.
DEFINICIÓN
El Fondo de Caja Chica, se constituye en una disponibilidad de dinero que la Empresa puede utilizar para efectuar compras menores y contratación de servicios, cuyos montos no podrán exceder los Bs. 500.- (Quinientos 00/100 Bolivianos), para erogaciones pequeñas o en casos deemergencia, que pagarlas con cheque resulte moroso, ineficaz o ineficiente.
Por su naturaleza y cuantía los gastos del Fondo de Caja Chica no requieren de las cotizaciones para su adquisición o contratación.
ALCANCE
Su cumplimiento y aplicación es obligatorio para todos los funcionarios de la Empresa.
DEPARTAMENTOS Y SUS ATRIBUCIONES
I. La Gerencia de Administrativa - Financiera y de RR.HH(GAF).- Es la autoridad competente para DESIGNAR a los responsables para el Manejo de Caja Chica, DEFINIR el importe y AUTORIZAR los desembolsos de los fondos.
II. El Departamento ADMINSTRATIVO.- Efectúa el registro y reintegro de los desembolsos a favor del Encargado de Caja Chica.
III. El Departamento de Contabilidad.- Registra los importes desembolsados a los Encargados de Caja Chica,controla y registra las rendiciones de gastos en función a los conceptos y montos autorizados y realiza las conciliaciones de cuentas respectivas.
IV. Los Encargados de Caja Chica.- Son los responsables del correcto y racional manejo de los fondos asignados así como la rendición de gastos conforme a los lineamientos del presente reglamento.
FUNCIONES DEL ENCARGADO DE CAJA CHICA
a) Manejar losfondos de Caja Chica en función al presente Reglamento.
b) Utilizar con mesura y absoluta responsabilidad, los fondos que reciban de la empresa, sólo para cubrir gastos menores relacionados con el negocio de la Empresa.
c) Posteriormente, el Jefe Administrativo y de Servicios Generales del Área, es responsable de la verificación física y el seguimiento al envío semanal de los Reportes de su Área ala Unidad de Contabilidad, con todos los respaldos correspondientes.
d) En ningún caso se podrá fraccionar la compra de un bien o servicio.
PROCEDIMIENTOS EN LA APERTURA DE FONDOS
Para la asignación o apertura de Fondos Fijos de Caja Chica, en favor de las diferentes unidades de la Empresa, se establecen el siguiente procedimiento:
a) La Gerencia Técnica (GT) o la Gerencia del Proyecto(GP) solicitará a la GAF la asignación de Fondos fijos de Caja Chica, justificando las necesidades de la misma, proponiendo al encargado responsable y el monto a asignar.
b) La GAF, analizará las necesidades planteadas y asignará el monto que corresponda hasta un máximo de Bs. 7.000.- (Siete mil 00/100 Bolivianos) y autorizando al Encargado para su manejo. Excepcionalmente y con la debidajustificación podrá autorizar el incremento.
c) El Encargado designado deberá realizar la apertura de una cuenta bancaria exclusiva para el manejo de estos fondos.
d) Posteriormente, GAF instruirá al Departamento de CONTABLE, su procesamiento para el respectivo desembolso.
NOTA FISCAL (FACTURA)
Toda cancelación que se efectué a través del Fondo de Caja Chica debe estar
Respaldada por la...
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