Control de activos fijos

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO

Mantener el control, guarda y custodia del activo fijo, así como su distribución eficiente y racional a las áreas solicitantes, procurando un mejor aprovechamiento de los bienes.

ALCANCE

Esta instrucción de trabajo aplica desde la recepción del activo fijo, su registro y su distribución.

NORMAS PARA CONTROL DE LOSBIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO

Del Registro de los Activos

Se mantendrá un archivo actualizado de registro y control de activos fijos muebles, el cual estará conformado con toda la documentación legal, financiera y administrativa que demuestre propiedad, costo, ubicación, reparaciones, mantenimiento, factores y método de depreciación, cobertura de seguros, código de identificación y traslado.Se llevará un registro auxiliar de control de los activos fijos muebles, el cual deberá compararse frecuentemente con el Mayor General de la Contabilidad a objeto de corregir errores y desviaciones. El registro auxiliar control de los activos fijos muebles presentará en detalle su composición, agrupados conforme al orden de la cuenta de Mayor General de la Contabilidad y contemplará comoinformación: Fecha de Compra, valor de adquisición, vida útil, valor residual, valor depreciación acumulada y mensual, totalizado a nivel de grupo y rubro.

El gasto por depreciación aplicado a los activos fijos muebles debe ser razonable y en todo caso obedecer al método de depreciación establecido, el cual deberá distribuir de manera consistente y uniforme el valor del costo en los períodos dela vida útil estimada en concordancia con la política contable vigente. Para la definición y aplicación de los factores y métodos de depreciación de los activos fijos Muebles, se deberá considerar su naturaleza y uso, las políticas de mantenimiento, tendencia a la obsolescencia y ambiente económico imperante

Los desembolsos o erogaciones que incrementen la capacidad de producción o alargue lavida útil de un activo fijo mueble, si son substanciales, deben capitalizarse, los desembolsos menores, aún cuando tengan características de capitalizables se deben llevar a gastos o costos del período.

De la Identificación de los Activos

La Gerencia de Administración y Finanzas, establecerá y mantendrá un sistema de identificación por código para los activos fijos muebles, dichaidentificación informará sobre la propiedad, clase o naturaleza, ubicación, y orden correlativo de cada activo fijo. En la oportunidad, de levantar el Acta de Recepción por la adquisición de un activo fijo mueble, se procederá a su identificación.

De la toma Física del Inventario y Movilización de los Activos

Se efectuarán inventarios físicos periódicos a objeto de verificar la existencia,localización y condición física de todos los activos existentes de conformidad con los registros auxiliares. Para ello, la Gerencia de Administración y Finanzas, planificará y llevará a cabo la toma física del Inventario de activos fijos muebles.

Los cambios de ubicación o reubicación interna de los activos fijos muebles, deben ser autorizados y realizados por el Departamento de Bienes y Servicios,el cual procederá a efectuar los registros correspondientes en el Auxiliar de Control y la Contabilidad.

Se deberá mantener un control adecuado de los activos fijos muebles después de haber sido totalmente depreciados y se encuentren aún prestando servicios.

La desincorporación de activos fijos muebles, debe obedecer a razones plenamente justificadas.

FLUJOGRAMA

|Área Funcional:|Unidad Responsable: |
|Dirección de Administración y Finanzas |División de Contabilidad |
|Proceso: |Procedimiento: |
|Proceso Contable...
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