Control de documentos

|CONTENIDO |PÁG. |
|1. |Objetivo |2 |
|2. |Alcance |2 |
|3. |Definiciones|2 |
|4. |Responsables |2 |
|5. |Descripción del Procedimiento |3 |
|6. |Documentos de Referencia |7 |
|7.|Distribución y Archivo |7 |
|8. |Anexos |7 |

OBJETIVO:

- Establecer los lineamientos a seguir para controlar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se elaboren o modifiquen, incluyendo los documentos externos, afin de garantizar la utilización de documentos vigentes en cada área de trabajo.

ALCANCE:

- Este procedimiento es aplicable a los documentos pertenecientes al Sistema de Gestión de la Calidad. El procedimiento abarca desde la revisión y aprobación de los documentos originales hasta la distribución y divulgación al personal involucrado.

DEFINICIONES:

- Copia Controlada: es aquella quepor su relevancia puede afectar la calidad o poner en riesgo el cumplimiento de requerimientos especificados, por lo que se ejerce un control de las versiones que se emiten. Corresponden a aquellos documentos aprobados que se encuentran distribuidos vía electrónica a través del Sistema O24 y a los documentos originales custodiados por la Dirección de Gestión de la Calidad.

- Copia noControlada: es aquella que se emite sólo por razones de información general. Todas las impresiones o fotocopias de los documentos del S.G.C. publicados en el sistema pasan a ser copias no controladas, el usuario debe verificar su vigencia comparando con el documento publicado en el sistema.

- Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético osistematizado.

- Documento Externo: es cualquier documento utilizado en la Institución, originado por un ente externo donde se señalan políticas, lineamientos de acción y actuación que afectan el comportamiento del mismo.

- Documento Obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados comotal en el S.G.C.

- S.G.C.: Sistema de Gestión de la Calidad.

- Versión: muestra el número de actualizaciones realizadas a un documento.

RESPONSABLES:

- La Dirección de Gestión de la Calidad (D.G.C.) es responsable de la correcta aplicación del presente procedimiento en todo el Sistema de Gestión de la Calidad y en todas las otras actividades que requieran de su utilización.

-Cada área es responsable de informar a la D.G.C. sobre sus necesidades de apertura o actualización de aquellos documentos correspondientes a su área, a través del uso del formato Solicitud de Apertura o Actualización de Documentos, código, GCFO004, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento Elaboración de Documentos, código, GCPR001.

- Es responsabilidad de cada Dirección velar por lacorrecta aplicación y seguimiento de los procedimientos correspondientes a las áreas de su competencia.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

- Generalidades:

1. Todo documento del S.G.C. debe elaborarse según lo establecido en el procedimiento Elaboración de Documentos, código, GCPR001.

2. Cada área debe identificar la necesidad de crear, modificar o eliminar documentos del Sistema de...