Control del presupuesto

CONTROL DEL PRESUPUESTO

El control a los presupuestos tiene por objeto medir la eficiencia en el cumplimiento de metas, programas y políticas en la etapa de su ejecución.
En la práctica, este control consiste en un análisis comparativo de las cifras real mente ejecutadas contra las contempladas en los diferentes presupuestos, sobre la base de los informes de desempeño que deben ser efectuadosen determinados periodos o cuando los niveles de decisión lo consideren necesario. Ese control generalmente se efectúa a tres (3) niveles de acuerdo con su grado de responsabilidad; ellos son:
1. Nivel de gerencia
2. Nivel de departamento
3. Nivel de producto
Algunos presupuestos pueden no cumplirse cabalmente en el momento de su ejecución, por decisión o negligencia de la gerencia.1. NIVEL DE GERENCIA
Cuando el control es efectuado en el nivel gerencial debe observarse la ejecución de la totalidad de los presupuestos, tanto operativos como financieros, en cada uno de los periodos y establecer los posibles responsables para aplicar los correctivos a las variaciones resultantes; en otras palabras, se analizara el comportamiento de las ventas, de la producción, de losconsumos de materia prima y mana de obra, la incidencia de los costos indirectos, los niveles de inventario, la rentabilidad de cada producto y de la producción en general, la cantidad de intereses que pagamos 0 captamos y su importancia en el estado de resultados y la rentabilidad rotal frente al capital invertido en el proceso de producción y venta en el periodo fiscal.

2. NIVEL DE DEPARTAMENTOEl control realizado en el nivel de departamento implica que cada uno de ellos efectúe su propio control. Tomemos como ejemplo el siguiente: el departamento de ventas establecerá las razones por las cuales las ventas proyectadas no se cumplieron, o se cumplieron pero en diferentes periodos de tiempo, a precios diferentes, en regiones diferentes, y el producto fue adquirido por clientes nocontemplados en el estudio inicial; es decir, el estudio de mercados fallo en el momento de ser ejecutado el presupuesto.
Cada departamento efectuará su correspondiente análisis, asumirá sus responsabilidades e informad a los niveles de decisión en forma oportuna para que se realicen las correcciones del caso.

3. NIVEL DE PRODUCTO
Si el control se efectúa en el nivel de producto, se deben establecerlas razones por las cuales la proyección propuesta para el comportamiento de determinado producto no funciono o en que momento del proceso presupuestario no se cumplió; es decir, se establece si fallaron las ventas, la producción o se asignaron mal los puntos de venta, o el estudio de mercado se equivoco en la sectorización.
El experto o el comité de presupuestos adelantarán el análisiscorrespondiente, determinando las variaciones y su importancia en cada caso y hará las recomendaciones respectivas a los niveles de decisión para que estos autoricen las modificaciones, ajustes y correcciones en el momento oportuno.

CONTROL A CADA UNO DE LOS PRESUPUESTOS

CONTROL AL PRESUPUESTO DE VENTAS
Se debe analizar la eficiencia de la publicidad, la incidencia de la moda en el producto presentadoal público, la clase de producto, las apetencias de las regiones en donde se oferto el producto, las épocas del año y si el producto es cíclico o no.
Como resultado de ese análisis se establecen las variaciones, las cuales pueden ser por cantidad y por precio.

CONTROL AL PRESUPUESTO DE PRODUCCION
En este caso se tiene que analizar, además de las variaciones en cada uno de los tres (3)elementos del costo, lo siguiente: el estado de la maquinaria utilizada en la producción, su capacidad técnica - instalada y de operación -, el medio ambiente en que se desarrollo o se esta desarrollando la producción, los elementos de trabajo y los niveles de seguridad en que se está trabajando (industrial, social y de vigilancia de las instalaciones), la oportunidad en la entrega de la materia prima...