Correspondencia

CONCEPTO DE CORRESPONDENCIA

La correspondencia es uno de los géneros de la composición que se emplea para exponer, en forma escrita, los trámites que se desarrollan en el comercio y en las dependencias oficiales.

Quienes se capaciten en la redacción ahorrarán tiempo y esfuerzo en sus labores y, seguramente, destacarán entre quienes carecen de este conocimiento; todos, de alguna manera,comunicamos nuestra capacidad lexicológica, pero… ¿lo hacemos correctamente? Con seguridad usted sabe que existen diferencias entre las estructuras de la comunicación familiar, la social y la que se emplea en los negocios, o en las dependencias del gobierno.

Pues bien, vamos a definir cada una de ellas para su mayor comprensión:

COMERCIAL
Es la que abarca todos los trámites relacionados conlos negocios.

OFICIAL
Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales y empresas estatales.

PARTICULAR
Trata los asuntos personales que están relacionados con el cargo que se desempeña.

PRIVADA
Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales.

CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

Para redactar un texto es necesario el tema o asunto atratar, sea como autor, o ejecutor del mismo.

Clasificaremos las cartas en tres grupos:


Trámite, desarrollo de acuerdos y casos especiales

- Se conoce con el nombre de trámite, al procedimiento que se efectúa en las comunicaciones hasta su resolución; la resolución toma el nombre de acuerdo, el cual es emitido sólo por quienes tienen la facultad de hacerlo. Los casos especiales sonaquellos que, por su dificultad, requieren de una observación analítica del tema.

- Los trámites más comunes en la correspondencia son: de recibo, enterado, como lo solicita y no procede.

- Redactar es formular comunicaciones escritas, con apego a las normas gramaticales y a las cualidades del estilo.

- El hombre posee la facultad del pensamiento, el cual expresa con la palabra hablada, oescrita, esta última imprescindible en las relaciones humanas en cualquier nivel, ya sea social, económico, cultural o científico.

Antes de redactar, elabore un plan con base en la siguiente guía:

1° ¿A quién le escribo?
La respuesta identificará el tono adecuado para la comunicación que, de acuerdo con las relaciones con el destinatario, puede ser cordial, respetuoso, imperativo,persuasivo, comprensivo, etc.

2° ¿Para qué escribo?
La contestación será el propósito fundamental, o sea el tema o mensaje.

3° Aplique siempre la técnica estructural: planeación, desarrollo, conclusión.

4° La redacción moderna se caracteriza por su brevedad, se va directamente al grano para ahorrar tiempo y esfuerzo.

5° Incremente el afecto por sus mejores amigos y colaboradores en el trabajo:los diccionarios.

6° Corrija cuantas veces crea necesarias.

TRÁMITES

TRÁMITE DE RECIBO

Se emplea para comunicar que se recibieron los datos, documentos o efectos que fueron solicitados, o que se proporcionaron como promoción.

Contenido:

1. Alusión a la fecha de la comunicación recibida.

2. Indicación de lo que se recibió.

3. Si el caso lo requiere, se expresaagradecimiento.

4. Frases de cortesía en el grado que corresponda

Son tres los trámites de recibo:

Acuse de simple
Acuse de recibo de conformidad.
Acuse de recibo con agradecimiento.
Acuse de recibo simple

Se escribe con el fin de comunicar que se recibió algo (datos, documentos, cotizaciones, catálogos, muestrarios) relacionados con una solicitud o una obligación; también cuando el envío nocorresponde a una solicitud (propaganda, promociones, etc.)

Ejemplo:

Estimados señores:

El día de ayer, recibí su catalogo de artículos deportivos, correspondiente a la temporada otoño-invierno del 2009. Mucho estimo su interés por que adquiera los artículos que ustedes presentan pero, por ahora, estoy comprometido por el resto del año con otros proveedores.

Atentamente...