CÓMO ESTABLECER Y MANEJAR LAS EXPECTATIVAS DE UN PROYECTO

CÓMO ESTABLECER Y MANEJAR LAS EXPECTATIVAS DE UN PROYECTO

Mantener los proyectos en su curso -especialmente ante las constantes solicitudes de cambios y añadidos- es el mayor reto de un gerente de proyecto. Y cuando los gerentes de proyecto no establecen adecuadamente las expectativas desde el inicio -con la alta dirección, el cliente o su equipo- y no tienen una estrategia establecida parahacer frente a las cosas feas o las solicitudes y cambios de último minuto, las fechas límites pueden sufrir.
 Así que ¿cómo pueden los gerentes de proyecto asegurarse de que todos comparten las mismas metas y expectativas? Para averiguarlo, CIO.com le preguntó a docenas de ejecutivos de TI, gerentes de proyecto y expertos en manejo de proyectos. A continuación sus once mejores recomendacionessobre cómo establecer exitosamente, administrar y ajustar las expectativas para asegurarse de que las fechas límite se cumplan y que los ánimos no estallen.
Involúcrese pronto (durante la fase de planeación)
“Las expectativas, especialmente para los proyectos de TI, tienden a ser establecidas por la alta dirección sin considerar los detalles que demanda la entrega”, señala Diane C. Buckley-Altwies,CEO de Core Performance Concepts, un proveedor de cursos y entrenamiento de gestión de proyectos.
Por lo tanto, es fundamental “tomar la cantidad de tiempo adecuada para trabajar con la alta dirección durante el proceso de planeamiento, para definir objetivos clave medibles con los que todos pueden estar de acuerdo”, añade Buckley-Altwies. De esa manera,“cuando los problemas aparecen, el gerentede proyecto puede siempre volver a esos objetivos y preguntar a la gerencia si esos temas afectan la capacidad de cumplir con los mismos”.
“Si es posible, sea parte del proceso de venta, de modo que sepa lo que se espera y se discute desde el principio”, agrega Abie McCauley, gerente de proyecto digital en Nebo Agency, una empresa de diseño web y marketing interactivo. “Cuanto más sepa acerca delas metas del proyecto, mejor podrá guiar a su equipo hacia el éxito”.
Involucre a todos los actores, especialmente a TI
“Cada vez que tengo un proyecto que claramente es pesado para TI, traigo a todos los muchachos de TI a la sala, desde el CIO hasta el programador junior, para asegurarme que todos tienen información sobre las líneas de tiempo y las expectativas”, comenta Richard Bexon, COOen Namu Travel Group. “De esta manera, los chicos que se encargan del código o de instalar un nuevo servidor entienden 100% de qué se trata el proyecto y lo compran”.
Tenga un alcance claro del proyecto con cierres, y establezca prioridades
“Asegurarse de tener un alcance muy claro cuando se comienza un proyecto es esencial, ya que la gente siempre tratará de colar cosas en ese alcance”, señalaBexon.
“El contenido del alcance es el talón de Aquiles para la gestión de proyectos”, agrega Bill Gaffney, desarrollador corporativo en Applied Robotics. “Aún los cambios menores se pueden acumular y causar una corrupción del alcance”, añade.
Para evitar o al menos manejar la desviación del alcance, “el alcance del proyecto y la(s) estrategia(s) para cumplir con tal alcance/estrategia deben estarclaramente definidas”, anota. De forma similar, “los riesgos potenciales y las acciones de mitigación deben ser identificadas y abordadas. Y los cambios desde el plan básico deben ser rigurosamente evaluados por su impacto para agendarlos y costearlos, sin importar cuán insignificante puedan parecer en el momento.
Además, “asegúrese de que todos los proyectos y mejoras tienen asignados un nivelprioritario de LOE y ROI”, agrega Samira Mahjoub Tapia, cofundadora y jefe de producto en Chippmunk, un motor de búsqueda de ahorros. Y asegúrese de que todos los miembros del equipo entienden las prioridades.
“Tener al equipo revisando esta lista semanalmente nos fuerza a mantener nuestro enfoque y asegura que el preciado tiempo de desarrollo no se gasta en proyectos que no nos mueven hacia...