Del capital físico al humano en la era del conocimiento

México D.F. Julio de 2010

Las Políticas

¿Porqué es importante documentar la tecnología de una organización?

No documentar la tecnología en una organización, equivaldría a que cada nueva generación empezara de cero para descubrir, redescubrir o inventar los conocimientos y experiencias adquiridas durante su desarrollo.
Documentar las experiencias y el conocimiento permite a las Empresascompetir adecuadamente y desarrollar mayor conocimiento en su personal para hacer frente a su mercado y a la creciente competencia.

¿Cuál es el propósito de las políticas en una organización?

El propósito real de las políticas en las organizaciones, es simplificar la burocracia administrativa y mantener una organización ordenada, capaz de obtener utilidades. Contribuyendo directamente a quelas actividades y procesos de las empresas, logren sus propósitos.

Cuando se comparan los resultados de dos empresas de un mismo giro, observamos que hay en algunos casos diferencias abismales, por ejemplo, qué hace que en un banco le den un asiento mientras espera, y en otro no, por qué una pizza llega al domicilio antes de treinta minutos y en otros casos hay que esperar más de una horapara ser atendido; cuando volteamos a un lado y a otro, podemos observar miles de ejemplos que nos hacen sorprendernos de por qué unas organizaciones si la hacen y otras no, la respuesta está en el diseño de sus políticas y procesos.

Tanto las políticas como los procedimientos deben ser diseñados para ser sencillos, efectivos y fluidos, su velocidad depende de la eliminación de obstáculos ycuellos de botella.

Las políticas bien diseñadas permiten la eliminación de obstáculos y cuellos de botella.

Una organización que no se diseña se autodiseña, y muchas veces el autodiseño no funciona adecuadamente porque en el autodiseño han intervenido de manera anárquica todos los integrantes de la organización, ocasionando que mientras unos quieren ir al norte, otros quieren ir al sur y losclientes quieren ir al este. Todo ello logra simplemente que la organización este confundida y sus resultados, además de pobres, sean obtenidos de una manera desgastante.

Es por ello que, sí una empresa desea obtener resultados aceptables, debe diseñar su organización alineando los criterios y políticas de todo el personal, iniciando por el equipo directivo. ¿Hacer esto requiere esfuerzo? Sí, ¿Losbeneficios de tener una organización ordenada y alineada compensan con creces, el estrés y el desgaste causado por la anarquía organizacional? Sí.

Para que una política sea bien diseñada y en consecuencia bien aceptada, se deben tomar en cuenta dos aspectos:
Primero, involucrar activamente a la gente que conoce y trabaja con los procesos, y
Segundo, informar y explicar oportuna yadecuadamente a la gente afectada o involucrada los beneficios. (Colaboradores, directivos, proveedores, visitantes, etc.).

Una vez implantadas las políticas es necesario vigilar que haya congruencia entre lo que dicen y lo que la gente hace. Por ello es necesario revisarlas continuamente, tomando en cuenta la opinión y sentimiento de los usuarios, sin perder de vista el propósito por el cual fueroncreadas.

¿Qué es una política?

Una Políticas es:
a) Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.
b) Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades y esfuerzos de un mismo tipo.
c) La manera consistente de tratar a la gente.
d) Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
e) Lo que la direccióndesea que se haga en cada situación definida.
f) Aplicable al 90-95% de los casos. Las excepciones sólo podrán ser autorizadas por alguien de un nivel inmediato superior.

Política: Es el conjunto de lineamientos directivos relacionados con un tema en particular (Calidad, Ventas, Crédito, Compras, etc.). Una política permite la toma de decisiones congruentes con lo que la dirección de la...