Departamento división cuartos

DEFINICIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RECEPCION:

Es el departamento de la instalación hotelera que ofrece los servicios relacionados con la llegada y salida de los clientes además de controlar, coordinar, gestionar y brindar diferentes servicios durante la permanencia de los huéspedes dentro de la instalación. Es la Recepción, por tanto, el departamento donde afluyen las solicitudes, reclamaciones yquejas (oportunidades) directamente relacionadas con el servicio de la instalación. Además, es la Recepción donde se elabora y emite la información diaria, a los diferentes departamentos del hotel (listas, bookings, reportes, etc.) para garantizar un trabajo armónico y fluido, que a la vez asegura un servicio de calidad.

OBJETIVO:

Establecer las actividades que lleva a cabo el Departamento deRecepción para brindar sus servicios a los clientes y huéspedes.

GERENTE DE DIVISIÓN CUARTOS:

JEFE DE TURNO:

* Apoya al personal del Departamento de Recepción en la realización de sus actividades.

* Es responsable de supervisar que los recepcionistas pidan los comentarios a los huéspedes.

* Elabora la Lista de Asistencia del personal bajo su cargo que le envía el
Departamento deRecursos Humanos.

* Elabora y obtiene aprobación de las Requisiciones de Compra.

* Elabora y Aprueba Requisiciones de Almacén.

* Realiza inspecciones del comedor de empleados cuando el Departamento de Recursos Humanos se lo asigna

* Lee Bitácora de Recepción y da seguimiento a todos los pendientes.

* Es responsable del fondo de efectivo del Departamento de Recepción.

*Supervisa y apoya al personal bajo su cargo en el cumplimiento de sus actividades.

* Revisa diariamente la correcta asignación de habitaciones que realizan los recepcionistas

* Revisa diariamente las cuentas maestras de grupos, asegurándose de que los cargos y datos contenidos en el File de Grupo, estén bien aplicados.

* Supervisa el manejo de la llave building

* Da seguimiento a lacaptura de datos de Gold Rewards en sistema

* Atiende los requerimientos de Dirección General en cuanto a asignaciones de habitaciones para VIP´S.

* Mantiene comunicación constante con el Gerente División Cuartos para:
* Coordinar la operación del Departamento de Recepción
* Informar las fallas del Departamento.

* Mantiene comunicación constante con el Departamento deReservaciones

* Mantiene comunicación constante con el Departamento de Ventas

* Mantiene constante comunicación con el Departamento de Ama de Llaves

* Mantiene constante comunicación con el Área de Contraloría

* Es responsable de darle seguimiento a las quejas de los clientes y huéspedes

* Hace aperturas de cajas de seguridad en compañía de un elemento de seguridad

* Verifica quetodas las cajas del Departamento de Recepción cuenten con suficiente cambio en moneda y billetes de diferente denominación.

GERENTE NOCTURNO:

* Recibe la Guardia Ejecutiva del Ejecutivo en Turno, así como los pendientes de la misma, y en su caso la guardia de fin de semana.

* Reporta al Director General y al Comité Ejecutivo todos los pormenores transcurridos en su turno mediante laBitácora de Gerencia Nocturna

* Recibe del Jefe de Turno o recepcionista los pendientes para darles seguimiento, así como la llave building, y la del fondo fijo.

* Coordina la operación general del Hotel durante el Tercer Turno.

* Revisa disponibilidad, llegadas y salidas del día y día siguiente.

* Lee Bitácora de Recepción y Bitácora de Grupos, con el fin de dar seguimiento a lospendientes descritos en éstas.

* Verifica que el personal del Departamento de Recepción y Concierge estén enterados de los eventos del día en curso y el siguiente.

* Apoya al Recepcionista en el cumplimiento de sus funciones, cuando lleve a cabo el registro o salida de huéspedes

* Supervisa la adecuada operación de Centros de Consumo y eventos

* Verifica la asistencia y buena...