DESPACHO DE CORRESPONDENCIA 3

DESPACHO DE
CORRESPONDENCIA

PASOS PARA EL DESPACHO
DE CORRESPONDENCIA

NORMATIVIDAD
ACUERDO No. 060
(30 de octubre de 2001)
Por el cual se establecen pautas para la
administración de lascomunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.

ELABORACIÓN
La dependencia o persona interesada realizara la
comunicación, teniendo en cuentalas políticas de la
entidad.

FIRMA
Una vez elaboradas las comunicaciones se
procede a la firma de la persona responsable
de la información que contiene.
NORMATIVIDAD:

ACUERDO

060

DEL

2001ARTICULO
CUARTO: Toda entidad debe establecer en los
manuales de procedimientos los cargos de los
funcionarios autorizados para firmar

TRASLADO
Una vez firmado del documento, el mensajerointerno o patinador se encarga de trasladar
dichas comunicaciones al lugar donde se va a
revisar

VERIFICACION
El encargado de la unidad documental verifica
que cumpla con las normasestablecidas por
la entidad y revisa si el documento contiene
anexos y copias

NUMERACION & FECHADO
El encargado de la unidad documental debe
colocar un numero consecutivo y la fecha.
NORMATIVIDAD:ACUERDO 060 DE 2001 ARTICULO SEXTO:
La numeración de los actos administrativos debe
ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha
actividad, se encargarán de llevar los controles,
atender lasconsultas y los reportes necesarios.

REGISTRO
El encargado de despacho de documentos
anota los datos mas significativos de la
comunicación en un formato o registro para
llevar su control, ypara esto debe venir con su
respectivo antecedente.

SEPARACION
Se separa las comunicaciones con el fin de
identificar que vengan, las copias y anexos; Y
también para saber que comunicacióndebe
salir con mas urgencia de la empresa

ENVIO
Se procede a enviar el documento ya sea
mediante un mensajero, correo certificado
(Servientrega, Rapidísimo, entre otros) o vía
electrónica.