DESPACHO DE DOCUMENTOS

 DESPACHO DE DOCUMENTOS































PROCESO DE DESPACHO
1. ELABORACION
En ella se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento.
En esta fase sedebe establece los lineamientos conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.
2. FIRMA
Una vez elaborada las comunicaciones, se procede a la firma de la persona responsable de lainformación que contiene.
En el artículo 060/2001 establece que: toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación condestino interno y externo que genera la institución. Las unidades de correspondencia velaran por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con loestablecido.
3. TRASLADO
Una vez firmadas las comunicaciones se envía a la unidad de correspondencia son sus respectivas copias, anexos y sobres.
El mensajero interno o patinador se encarga detrasladar dichas comunicaciones, mediante los sobres plásticos de correspondencia interna.
4. VERIFICACIÓN
Se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que cumplan con las normasestablecidas para la elaboración y tramite. Algunos aspectos que se observan en esta verificación son:
Normas jurídicas y técnicas
Requisitos de presentación
Firmas autorizadas
Relación entre antecedente yrespuesta
Anexos: los anexos que se enuncian en la comunicación deben corresponder con los que se envían físicamente, y se debe dejar una copia con una de las comunicaciones que se quedan en laentidad (asunto)
Cantidad de copias
Cuando alguna comunicación no cumpla con las normas establecidas para el despacho de documentos, se diligencia un formato de observaciones a la correspondenciaelaborada que se adjunta a la comunicación y se devuelve a la dependencia que la origino para su corrección.

5. NUMERACIÓN Y FECHADO
Consiste en asignar un número a cada comunicación. El número que se...