Diseñador
Páginas: 5 (1092 palabras)
Publicado: 23 de octubre de 2012
.
1.0 OBJETIVO
Establecer y describir las etapas del proceso de facturación .
2.0 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable en el Grupo SGS desde el Sector Comercial hasta el departamento de cobranza.
3.0 RESPONSABILIDAD
Es Responsabilidad de:
Gerente de Administración y Finanzas el cumplimiento de este procedimiento en todas sus áreas.
Sub Gerentede Finanzas poner en práctica este procedimiento en el Área de Facturación y Cobranzas
Gerente de Sector el cumplimiento de este procedimiento, a través de sus Asistentes Comerciales
Encargado de facturación cumplir con todas las etapas en las que este procedimiento se nombre su ca
Auxiliar de cobranza cumplir con todas las etapas en las que este procedimiento se nombre su cargoAsistente Comercial designado cumplir con todas las etapas en las que este procedimiento se nombre su cargo
5.0 REFERENCIAS
Procedimiento Facturas de Exportación P-AF-TES-003
Procedimiento Notas de Crédito P-AF-TES-004
Procedimiento Despacho de Facturas P-AF-TES-005
Instructivo de Facturación Electrónica (FEL) I-P-AF-TES-002
6.0 CREACION DE LA PRE FACTURAÁrea involucrada: Sector Comercial
Responsables de la etapa: Asistente Comercial, Gerente de Sector
Sistema involucrado: Sys Com
Este punto considera previamente la creación de una orden comercial (OL) en Sys Com al momento de la aceptación de los servicios por parte del cliente, y previa a la realización de los servicios, en esta OL en la pestaña DATOS PROPIOS deberá ingresarse en númerode Contrato (si existe), estado de pago, OC y/o Hes, siempre sin excepción y adjuntarse en:
En caso de las FX, en glosa siempre se debe especificar el Código Aduanero que corresponde al servicio.
Finalizada la prestación de un servicio, el Asistente Comercial del Sector, genera la pre factura en Sys Com
El Asistente Comercial debe registrar todos los campos de la pre-factura. En la glosadel documento debe incluir:
• Servicio Asociado
• Número de Contrato / OC / HES / Estado de Pago / Otros, las que deben estar en formato PDF en ingresadas en la OL correspondiente
• Fecha de realización del Servicio
• Otros datos relevantes requeridos por el Cliente
Una vez finalizada la generación del Pre documento-Factura, ésta debe ser aprobada en el Sys Com por el Gerentedel Sector. El Sys Com envía un email informando al Encargado de Facturación, que se encuentra disponible el documento para su visación, la que se realizara revisando los documentos de respaldo en la OL.
Cuando los documentos d respaldos no estén en la OL, la pre-factura se dejara en estado de stand by, enviado un informe al usuario creador de la pre-factura, quien deberá avisar una vez adjuntelo necesario para su posterior revisión
Estos pasos son utilizados para todos los documentos (facturas, notas de crédito y debito)
En caso de requerir la anulación de un pre documento, el Asistente Comercial que creó el pre documento en el sistema debe solicitar vía email al Encargado de Facturación, con copia a su gerente, explicando los motivos de dicha anulación. El Encargado deFacturación ingresa al Sys Cxc y anula el documento. Cada e-mail enviado por este concepto deberá llevar el asunto “Anulación de pre-documento xxxxx”
6.2 EMISION DE LA FACTURA
Área involucrada: Facturación
Responsables de la etapa: Asistente Administrativo encargado de Facturación
Sistema involucrado: Sys Com, Sys Cxc, Sys Fac, Plataforma de Facturación Electrónica
Luego de completadoel proceso de aprobación de la pre factura, El Encargado de Facturación, emite folio de la factura ingresando al sistema SYSCXC (Opción edición de documentos), en un plazo máximo de 24 horas hábiles desde la recepción de la notificación del Sys Com, El Sys Fac captura el documento foliado, valida.
El Encargado de Facturación, exporta archivo (DTE) a la plataforma del proveedor de factura...
1.0 OBJETIVO
Establecer y describir las etapas del proceso de facturación .
2.0 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable en el Grupo SGS desde el Sector Comercial hasta el departamento de cobranza.
3.0 RESPONSABILIDAD
Es Responsabilidad de:
Gerente de Administración y Finanzas el cumplimiento de este procedimiento en todas sus áreas.
Sub Gerentede Finanzas poner en práctica este procedimiento en el Área de Facturación y Cobranzas
Gerente de Sector el cumplimiento de este procedimiento, a través de sus Asistentes Comerciales
Encargado de facturación cumplir con todas las etapas en las que este procedimiento se nombre su ca
Auxiliar de cobranza cumplir con todas las etapas en las que este procedimiento se nombre su cargoAsistente Comercial designado cumplir con todas las etapas en las que este procedimiento se nombre su cargo
5.0 REFERENCIAS
Procedimiento Facturas de Exportación P-AF-TES-003
Procedimiento Notas de Crédito P-AF-TES-004
Procedimiento Despacho de Facturas P-AF-TES-005
Instructivo de Facturación Electrónica (FEL) I-P-AF-TES-002
6.0 CREACION DE LA PRE FACTURAÁrea involucrada: Sector Comercial
Responsables de la etapa: Asistente Comercial, Gerente de Sector
Sistema involucrado: Sys Com
Este punto considera previamente la creación de una orden comercial (OL) en Sys Com al momento de la aceptación de los servicios por parte del cliente, y previa a la realización de los servicios, en esta OL en la pestaña DATOS PROPIOS deberá ingresarse en númerode Contrato (si existe), estado de pago, OC y/o Hes, siempre sin excepción y adjuntarse en:
En caso de las FX, en glosa siempre se debe especificar el Código Aduanero que corresponde al servicio.
Finalizada la prestación de un servicio, el Asistente Comercial del Sector, genera la pre factura en Sys Com
El Asistente Comercial debe registrar todos los campos de la pre-factura. En la glosadel documento debe incluir:
• Servicio Asociado
• Número de Contrato / OC / HES / Estado de Pago / Otros, las que deben estar en formato PDF en ingresadas en la OL correspondiente
• Fecha de realización del Servicio
• Otros datos relevantes requeridos por el Cliente
Una vez finalizada la generación del Pre documento-Factura, ésta debe ser aprobada en el Sys Com por el Gerentedel Sector. El Sys Com envía un email informando al Encargado de Facturación, que se encuentra disponible el documento para su visación, la que se realizara revisando los documentos de respaldo en la OL.
Cuando los documentos d respaldos no estén en la OL, la pre-factura se dejara en estado de stand by, enviado un informe al usuario creador de la pre-factura, quien deberá avisar una vez adjuntelo necesario para su posterior revisión
Estos pasos son utilizados para todos los documentos (facturas, notas de crédito y debito)
En caso de requerir la anulación de un pre documento, el Asistente Comercial que creó el pre documento en el sistema debe solicitar vía email al Encargado de Facturación, con copia a su gerente, explicando los motivos de dicha anulación. El Encargado deFacturación ingresa al Sys Cxc y anula el documento. Cada e-mail enviado por este concepto deberá llevar el asunto “Anulación de pre-documento xxxxx”
6.2 EMISION DE LA FACTURA
Área involucrada: Facturación
Responsables de la etapa: Asistente Administrativo encargado de Facturación
Sistema involucrado: Sys Com, Sys Cxc, Sys Fac, Plataforma de Facturación Electrónica
Luego de completadoel proceso de aprobación de la pre factura, El Encargado de Facturación, emite folio de la factura ingresando al sistema SYSCXC (Opción edición de documentos), en un plazo máximo de 24 horas hábiles desde la recepción de la notificación del Sys Com, El Sys Fac captura el documento foliado, valida.
El Encargado de Facturación, exporta archivo (DTE) a la plataforma del proveedor de factura...
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