Distribucion de espacio

= ● DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO EN LA OFICINA ● =

En el ámbito de la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio el medio en que un directivo o unempleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad.

≈ CONCEPTOLa expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes.

≈ OBJETIVOS
•Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización.
•Proporcionar a los directivos yempleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo, permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad.
•Procurar el arreglo del espacio deforma que facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo asícomo el uso de los elementos materiales del mismo, reduciendo el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo.

≈ CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

Factores que lo originan
El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que acontinuación se mencionan:
a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.
b) Cambios en la estructura de la organización.
c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.
d) Como respuesta a las propuestas del personal.
e) Incremento del volumen de trabajo.
f) Aumento o disminución de personal.
g) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo.
h) Renovación delmobiliario y equipo.
i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente.
j) Para el aprovechamiento óptimo de recursos.
k) Por reformas al marco legal ambiental.
l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación.
m) Por disposiciones oficiales en materia económica.

Aspectos organizacionales
En función de la estructura de la organización, la distribución del espacio debe tener encuenta los siguientes factores:
1. Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen.
2. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos.
3. Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad, procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones.
4. Que permita una adecuadasupervisión del trabajo y comodidad en su realización.
5. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.
6. Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio, apertura de nuevasinstalaciones o remodelación de las actuales, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos.
•Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica, así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina.
•Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus...