Documentación mercantil

La Documentación Mercantil.
Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables.
Es uno de los elementos principales que sirven de información al sistema contable, es la documentación de respaldo de la exactitud de los hechos económicos.
Importancia de la documentación mercantil.
La importancia dela documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lotede mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

Clasificación de los Documentos Mercantiles.
Los documentos mercantiles seclasifican de la siguiente manera:
1. Documentos corrientes:

• Comprobantes de compras.

• Comprobantes de ventas.

• Comprobantes de operaciones bancarias.

2. Documentos de crédito:

• La letra de Cambio.

• El pagaré.

• La carta de crédito.

• El cheque.

Documentos corrientes:
Los comprobantes de compras.

Los comprobantes de compras están conformados por los siguientesdocumentos:
a. Solicitud de compra, mediante él se solicita la mercancía o los materiales que de acuerdo con las existencias mínimas y máximas se requieran para mantener un nivel adecuado de productos. Este documentos presenta la siguiente estructura:

b. Orden de compra, Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la empresa. Si está tiene un departamento decompras, la orden de compras suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor. Presenta la siguiente estructura:
c. Factura, consiste en una relación detallada de las mercancías compradas, debecontener los nombres y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y precios de las mercancías. La forma de este documento es la siguiente:



d. Las notas de debito, Si las mercancías llegan averiadas son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algún artículo, es precisoobtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor.

Los comprobantes de ventas.

Estos documentos están referidos al proceso de ventas y varían en función de la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas de pequeñas de venta al por menor no se hace mas registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde seregistran las ventas produce un ticket, el cual se entrega al cliente y puede presentarse de la siguiente manera:



Los comprobantes de operaciones bancarias.

Estos documentos reflejan la relación que establece la empresa con el banco donde deposita su efectivo con la finalidad de reducir las posibilidades de errores o fraudes.

Ejemplo de estado de cuenta:

Documentos de crédito:
Letra decambio.

Es un documento negociable, por medio del cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que allí se exprese. Intervienen tres personas que comúnmente se denominan: librador, librado o pagador y tenedor. El librador es la persona que otorga el giro al tenedor; el librado es la persona responsable de la obligación, y el tenedor es la persona...