Documentación sanitaria

Propuestas de trabajo para ORAC (3ª Evaluación de CFGS Documentación Sanitaria)

5. ARCHIVOS Y NUEVAS TECNOLOGÍAS

Las tecnologías informáticas comenzaron a aplicarse a la archivística en los años 60. Estas tecnologías modernas se desarrollan en 3 etapas. La 1ª se caracteriza por la poca fiabilidad y elevados costes. La segunda se caracteriza por el abaratamiento de software y hardware,mientras que en la tercera etapa se implanta en cantidad de centros hospitalarios, pero no en todos. La informatización implica que los profesionales deben conocer estos nuevos medios y sus ventajas, como la elección de sistemas de transferencia de datos desde el laboratorio sin necesidad de escanear.

5.1. Almacenamiento y recuperación electrónica

-Ventajas
-Registro de pacientes rápido ycompleto.
-Consulta, acceso y préstamo de Historias Clínicas.
-Reducción de costes.

-Inconvenientes
-Al evolucionar constantemente, los formatos actuales pueden ser incompatibles con formatos futuros (incompatibilidad).
-El soporte de almacenamiento electrónico genera aún archivos voluminosos.
-Existen soportes de tipo óptico que no garantizan durabilidad por encima de los 10 años.
-Fallo desistemas y pérdida de datos.

5.2. Tecnologías ópticas

Lo más utilizable son los discos ópticos y el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres por escáner).
-Tipos de formatos ópticos más usados: CDROM, WORM (cdrom grabable) y discos magnetoópticos.
Implantar un sistema óptico es difícil y complejo ya que existe abundante documentación clínica y esto implicaría escanear una miríadaimpresionante de documentos.
Como ventajas señalar que se mejora la gestión, el fácil acceso, la operatividad y la seguridad en el control de datos confidenciales.
Como principal inconveniente sería el problema derivado de mala compatibilidad entre formatos electrónicos. Cuando se vayan a digitalizar documentos de la H.C., habrá que pensar cuales son y qué destino final van a tener, además de tener encuenta el estado de dichos documentos.

5.3. Archivo en soporte magnético

Los discos magnéticos (aparte de su mayor durabilidad) permiten un acceso inmediato a los datos. Para almacenar datos mecanografiados son los más usados, siendo preferible que en el futuro evolucionen convenientemente para sustituir los sistemas ópticos.

-Códigos de barras:

Sirven para identificar el númerocorrespondiente de Historia Clínica, lo cual ayuda a su seguimiento durante los préstamos y a identificar por barrido los documentos de la H.C.. También se evitan fallos de transcripción de datos.

5.4. Intercambio electrónico de información

La transmisión de información se ha visto favorecida gracias al desarrollo de aplicaciones informáticas como procesadores de texto, hojas de cálculo, etc...
Ele-mail o correo electrónico facilita enviar y recibir datos y mensajes. Sus principales ventajas son:
-Permitir el mantenimiento de un único expediente clínico.
-Ahorra tiempo y recursos.
-Tendencia obligada a formalizar una normalización documental.
-Avance y desarrollo de sistemas digitales de telecomunicaciones.
-Comunicación interprofesional.
-Traspasa y envía ficheros de cualquierordenador.

Como principales desventajas o inconvenientes:
-Problemas relativos a la confidencialidad.
-Se debe garantizar la veracidad de la información.
-Tiempo de respuesta y disponibilidad de los documentos.
-Vacíos de legislación referentes a la información transmitida.

6. INDICADORES DE ACTIVIDAD Y CONTROLES DE CALIDAD DEL ARCHIVO CENTRAL DE HISTORIAS CLÍNICAS:

Se plantea con frecuenciaque cuando un archivo central da al resto de profesionales sanitarios la documentación necesaria para una adecuada atención al paciente, cumple sus objetivos. Pero en un sentido cualitativo más estricto, no sólo debe prestar adecuadamente, sino que también debe gestionar correctamente, lo que obliga a autoevaluarse y controlarse para corregir y detectar posibles deficiencias y mejorar en lo...