Documentos De Crédito

6. Documentos Comerciales y de Crédito

Los documentos que se usan en el comercio, son escritos específicos con los que se sustentan ciertas actividades de tipo mercantil.

El Código de Comercio de Guatemala en su Artículo 381, determina que toda actividad contable debe ser fehacientemente comprobada con documentos que cumplan los requisitos legales.

Esta ley también determina que tododocumento contable debe conservarse como mínimo cinco años.

Los documentos de uso en el comercio, cumplen varias funciones: una que obliga a pagar; la otra da el derecho a cobrar, o bien demostrar algo que se ha cobrado o pagado.

En alguna clase de documentos de crédito, a veces participa una tercera persona representada por un notario que da fe y legalidad al documento.

Los documentos deuso en el comercio se clasifican en documentos comerciales, registros internos de una empresa y documentos de crédito.

Documentos comerciales
Estos son comprobantes de acciones comerciales de una empresa. Con regularidad se usan, la factura, el recibo, el vale, la factura cambiaria, etc.

La factura
Es el documento característico en el que constan todos los detalles de una operación decompraventa, o prestación de un servicio.

En el caso de la compraventa, sirve para demostrar la legítima propiedad del artículo comprado. En el segundo sirve de garantía para reclamar desperfectos en el servicio prestado.
Cualquier comerciante cuyo capital excede de dos mil quetzales, está obligado a emitir factura por la venta de mercadería.
La factura es un documento que puede ser transferible aotra persona, aun cuando la compraventa hubiera sido al crédito siempre que se notifique y el deudor acepte la transferencia de la deuda.
El formulario puede hacerse en el estilo que el comerciante quiera, pero debe registrar la información siguiente:
1. Nombre de la empresa que la extiende, (propietario o razón social).
2. Nombre del cliente o comprador.
3. Número de identificacióntributaria NIT del vendedor y anotación para la del comprador.
4. Detalle de la mercadería, éste contempla: cantidad, descripción, valor unitario y total.
5. Sello de cancelado o marca de la caja registradora.
6. Número de factura.
7. Dirección de la empresa que la extiende.




Factura cambiaria
Este documento ampara la compraventa de mercadería al crédito, que estipula eltiempo de vigencia del crédito y pierde su valor en el momento de liquidar el crédito.

Al cancelar una factura cambiaria, se sustituye por una factura formal de compraventa ya cancelada.

En el Artículo 591 del Código de Comercio de Guatemala dice: “La factura cambiaria es el título de crédito que en la compraventa de mercaderías el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador y queincorpora un derecho de crédito sobre la totalidad o la parte de la compraventa”.

El recibo
Este documento comercial es extendido por el que recibe dinero, como reconocimiento al que se lo dio.

Entre otros datos el recibo contiene:
Número de recibo, según orden de extensión.
Cantidad de dinero en números.
Nombre de la persona que proporciona el dinero, (a favor de quien se extiende).Cantidad de dinero en letras.
Especificación de su extensión o razón de pago.
Lugar y fecha.
Nombre de la persona que recibe el dinero.
Firma y nombre del que extiende el recibo.

Este documento comprende también un codo en el cual se deben llenar los mismos datos. Esta parte le queda como copia al que recibe el servicio.

El vale
Este documento se extiende a una persona que haproporcionado bienes o valores como constancia de que deben ser devueltos.

En una empresa el vale sirve como constancia de operaciones internas, entre ellas, préstamos de herramientas maquinarias o caja chica.

Las operaciones de uso de vales no constituyen operaciones contables, son sustituidos al devolver la mercadería, el dinero o al entregar facturas o recibos autorizados de instituciones públicas...