el archivo

ARCHIVO Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACION

Concepto de archivo:

Lugar donde se guardan documentos públicos   o particulares (lo que significa la existencia de archivos sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).
También se le da este nombre al servicioespecializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

Descripción y ordenación de documentos.
La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:
.- Pororden cronológico, alfabético y numérico
.- Por grupos de documentos
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente.
En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar losdocumentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.

Ahora bien no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La elección debe hacerse teniendo en cuenta lamejor y más rápida localización de los documentos para una información más inmediata. La ordenación cronológica suele ser la de uso más frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos de ordenación.
Los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de las organizaciones.

 Son productos y sedimento natural de la actividad de la organización.

 Gracias aellos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada.

 Son un instrumento primordial, recurso esencial y testimonio de la evolución de la entidad.

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Conjunto de técnicas con finalidad de la agrupación documental para el buen funcionamiento de organización de la entidad.

 Punto de partida para lograr eficiencia ymodernización administrativa.

 La organización documental está orientada a la clasificación, ordenación y clasificación de los documentos de una entidad.

 La clasificación documental se identifica y establecen las categorías o grupos de documentos que reflejan la estructura orgánico-funcional de la entidad.

 Ordenación documental es la ubicación física de los documentos en frecuencia(cronológica y/o alfabética).

 La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información.

 Si no se dan los procesos en forma complementaria se dice que no hay una adecuada organización.

ORGANIZACIÓN   =   Clasificación   +   Ordenación   +   Descripción.DIFERENCIA ENTRE CLASIFICACION Y ORDENACION

 La clasificación va unida a la idea de separar y la ordenación a unir.

 Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos.

 Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad de orden
¿Qué es un Archivo y cómo funciona?

La información de un ordenador está almacenada en lo que se llamanarchivos. Normalmente los archivos están formados por un nombre, un punto y una extensión (p.e. PROGRAMA.EXE). El nombre nos sirve para diferenciar unos archivos de otros y la extensión para atribuirle unas propiedades concretas. Estas propiedades asociadas o "tipo de archivo" vienen dadas por las letras que conforman la extensión. Normalmente su máximo son tres letras aunque existen algunas...