El Archivo

EL ARCHIVO


Es la memoria de la empresa, por eso están delicado; Toda institución, empresa, o persona debe poner en práctica las normas del archivo.


FUENTES QUE LA PROVEE:


Fuentes externas: Son todos los documentos recibidos, ejemplos: facturas, correspondencia, presupuesto, entre otros.

Fuentes internas: Son los documentos que emite la empresa, ejemplos: facturas, órdenes decompra, entre otros.


¿QUE ES ARCHIVAR?


Es el proceso metódico de clasificar, guardar y organizar, todos los documentos. Para tal fin la empresa debe disponer, de un espacio físico, equipos y personal idóneo clasificado.


IMPORTANCIA DEL ARCHIVO


Es importante poner en práctica, un método de archivo para ello, es recomendable tener un manual de procedimiento.


FINES DEL ARCHIVO• Guardar y conservar los documentos, según las disposiciones del código del comercio.
• Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
• Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
• Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.



CARACTERÍSTICAS DELARCHIVO


▪         Las necesidades de la empresa determinan el tipo de archivo que debe adaptarse a sus objetivos o fines.  Por ejemplo si la actividad principal de una empresa es la construcción, la parte más importante será lo relacionado con planos, contratos.  Si la empresa es pequeña, el archivo debe adaptarse a las posibilidades económicas de ésta.

▪        La identificación de sucontenido debe ser lo más sencilla y simple posible.  El sistema de organización utilizado en el archivo debe ser tan comprensible, que facilite su consulta inmediata y agilice el trabajo.

▪        Que permita efectuar con rapidez las operaciones de consultar y archivar eficazmente.

▪          El archivo no puede depender de la memoria de quien lo maneja.  Los documentos deben guardarse enforma técnica, de manera que puedan ser encontrados por toda persona autorizada.  Las normas establecidas para el archivo deben quedar escritas, con el fin de facilitar su manejo, ya que la organización del archivo no debe ser de exclusivo conocimiento del archivista.

▪        Debe ser funcional y técnico;  de fácil manejo y de quipo sencillo.




TIPOS DE ARCHIVOS


Archivosdepartamentales: Contienen los documentos relacionados al departamento o inherentes al departamento, ejemplo:
El departamento de talento humano, tendrá expedientes de los trabadores.
Archivo central: Tiene todo tipo de información de la empresa en general, ya sea compras, ventas, talento humano, y administración.

CLASES DE ARCHIVOS

Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetasindividuales, colgando de una guía dentro de las gavetas.  Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocanparalelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.  Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.
Archivos activos: Aquel donde losdocumentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal.  Su finalidad es...