El Archivo

EL ARCHIVO
Procede del latín archīvum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombraral conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones. Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de sumaimportancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado yque el archivo sea fácil de manejar.
Las finalidades del archivo son:
* Ser el centro de la información y de la documentación.
* Proporcionar los mejores servicios al menorcoste.
* Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
* Asegurar la conservación de los documentos.
Los fundamentos metodológicos de un archivo son:-         Lógica.
* Como me piden los documentos.
* Como necesitamos la información.
-         Rigor.
-         Sencillez.
Los criterios para un archivo eficaz son:
-         Inequívocos.
-         Explícitos.-         Objetivos.
La organización básica de un archivo es la siguiente:
-         Existencia de unas normas de archivo o manual.
-         Existencia de un índice.
-         Instalaciones.Clases de Archivo
-         Centralizado.
-         Descentralizado.
-         Mixto.
Archivo centralizado son:
-         Orden y control.
-         Asequible a todos.
-         Economizaduplicados.
-         Economiza espacio y equipo.
-         El procedimiento es uniforme.
Archivo descentralizado son:
-         Mayor autonomía.
-         Ajuste permanente.
-         Rapidez deacceso.
-         No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo.
-         Normas estrictas en cuanto al número de copias.
-         Normas para el control y seguimiento de...