El informe

EL INFORME


El informe es un documento escrito en prosa, con el propósito de comunicar información que refiere a hechos obtenidos o verificados por el autor, aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados, y propone o recomienda la mejor solución posible para el hecho tratado.













PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE UNINFORME





















¿ Cómo debo hacerlo?





¿ Cómo escribirlo bien ?



¿Habré sido claro, suficiente, eficaz y objetivo?




La comunicación efectiva es un asunto de análisis, selección y organización de ideas; por ello es imposible decir todo acerca de un asunto, lo que implica que el autor del deberádecidir qué información corresponde y conviene incluir en el informe, como también qué organización ha de darse a las ideas y hechos seleccionados para transmitir; ya que una exposición ordenada, coherente, clara e inteligente perfecciona la comunicación, ahorra tiempo y produce resultados efectivos.

Todo informe debe constituir un documento completo sobre el asunto; también debe cumplir uncometido preciso y total de manera tal que no requiera ampliación ni aclaración alguna. Estas condiciones requieren haber meditado en forma suficiente y satisfactorias sobre el conocimiento acabado del asunto, sobre el mensaje y sobre el lector -destinatario-; para ello es conveniente formularse algunas preguntas orientadoras como:

• ¿ Qué necesita saber mi lector ?
Si elloimplica varios temas, es conveniente elaborar un informe por cada tema que él debe saber


• ¿ Por qué, cómo, cuándo y para qué necesita esa información ?
Para ello deberá remitirse al texto en que le solicita el informe, como también en lo posible conocer los antecedentes que dieron origen al asunto. En el caso de que el asunto se encuentre caratulado en un Expediente se debe leertodo lo actuado.

• ¿ Hay algo que el autor cree necesario comunicar y no ha sido previsto por el lector ?
Si así lo considera el autor y si esa información será útil al lector, agréguela sin vacilar. ( no es conveniente extender el texto )



¿ ¿ Quién debe leer y entender esto ?




La tarea de identificación del lector - destinatario -, permitirá adaptar elcontenido y el estilo; como también posicionarnos mentalmente en su lugar para preguntarnos ¿ Para qué le servirá la información solicitad ?, ¿ Debe conocer el asunto en forma detallada o resumida ? ¿ Corresponde fundamentar indicando el marco legal vigente para el tratamiento de ese asunto ?, entre otras.

Recordar que todo mensaje debe adecuarse al receptor.
General: ¿ Ordenar, Informar oPersuadir ?


Específico: ¿Cuál es mi objetivo ?

Un informe debe abordar un solo asunto y en general cada informe suele tener dos propósitos: uno general y otro específico.

• El propósito general de un informe puede ser:


o Ordenar ( dirigir, enseñar )


o Informar

o persuadir

Estas tres finalidades suelen estarinterrelacionadas; se refieren al qué, cuándo, dónde, por qué y cómo de un hecho. Pero el énfasis de estos datos o aspectos difiere según el propósito general del escrito; por ejemplo:


▪ Una directiva pone el énfasis en qué debe ser hecho.


▪ Una información en cómo hacer algo.

▪ Una persuasión en por qué hay que hacerlo.Tener en mente el propósito general de un escrito, ayuda al informante a encontrar el enfoque adecuado a tu tarea.



• El propósito específico de un informe trata de dar respuesta a ¿ Cuál es mi objetivo ?


▪ La respuesta puede ser obvia o requerir un largo estudio y análisis; pero el lógico que si la respuesta no es la adecuada y peor aún si es confusa, el...