El liderazgo

ANÁLISIS Y PRODUCCIÓN
DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA CONTABLE
MÓDULO 2
Sábado, 10 de *marzo* de 2010
1. MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El manual de gestión documental es la compilación de los lineamientos que aplican en la administración de las comunicaciones de documentos privados, oficiales y los actos administrativos en una organización para lograr agilidad y eficienciaen el desarrollo de las actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior de la organización.
Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta.
Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación para losfuncionarios en sus gestiones administrativas y legales así como en la implementación de procedimientos archivísticos.
ÁREA DE GESTIÓN DE DOCUMENTO
(OFICINA)
Los Documentos son Verificados, teniendo en cuenta las Normas de Recepción de Documento establecidos por la organización. 1. * DEFINICIÓN *RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
Conjunto de operaciones de verificación y control que unainstitución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Consiste en recibir y revisar las comunicaciones legales que llegan, procedentes de las dependencias, apartados, oficinas de correo, fax y la que es entregada directamente. Debe constatarse que cumpla con las normas ICONTEC para lo interno, así como requisitos de firma, anexos,número exacto de copias.
FLUJO DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL
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MARCO NORMATIVO DEL PROCESO DE RECEPCIÓN
Constitución Política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. ReformaActo Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
*Artículos 1, 2, *3, *4, *5, 8, *9, 10, 11, *12*, 13, 14, 15*. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
Art. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,10, 11,12, 13, 14, 15.
ACTIVIDADES
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería,correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, páginaweb, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
Los Documentos Son Radicados De Acuerdo Con Las Normas De La Organización Y De La Legislación Vigente.
Legislación Documental *El proceso de Recepción Documental se basa en las normas emanadas porla Constitución Política de Colombia, las Leyes y Acuerdos del Archivo General de la Nación* así como las demás normas aplicables a la entidad.
DEFINICIÓN DE RADICACIÓN
Se basa en revisar el número consecutivo oficial o privado asignado en cada dependencia a las comunicaciones internas con el fin de evitar saltos y repeticiones. Para las comunicaciones externas consiste en situar en el...