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FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Una factura demuestra la tenencia de un bien o servicio. Tradicionalmente, es un documento físico (en papel), que debe ser archivado por las empresas, abarcando el periodo que marquen las disposiciones aplicables.

La factura electrónica permite que las empresas dejen atrás las facturas preimpresas y las reemplacen por una representación informática de un documentotributario generado electrónicamente, que tiene la validez tributaria y respalda las operaciones comerciales efectuadas. De hecho, el ciclo completo abarca la generación, transmisión y almacenamiento de los documentos tributarios en forma electrónica.

La factura electrónica es enviada por el vendedor al comprador a través de un medio de comunicación a distancia para documentar la venta o laprovisión del servicio. Está sometida a ciertos requisitos legales por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible remitir electrónicamente las facturas, y, en ese caso, se envía la factura impresa, por correo o mensajería.

Los requisitos legales respecto al contenido, afectan tanto a las facturas electrónicas como a las de papel. Los requisitos legales respecto a laforma imponen determinado tratamiento en aras a garantizar la integridad y la autenticidad.

BENEFICIOS

❖ Reduce tiempos y procesos administrativos, brinda rapidez y seguridad en el intercambio de información y agiliza la recepción de mercancía, lo cual se traduce en ahorros y en un importante incremento de la productividad.
❖ Logra ahorros mayores a 50% de los costos en el procesode facturación (en gastos de papelería, bodegas de almacenaje y envíos).
|Descripción |Sin factura electrónica |Con factura electrónica |
|Costo de distribución |100% |10% |
|Tiempo de procesamiento |100% |40%|
|Tiempos de entrega |100% |0.5% |

❖ Aunque implica un cambio de cultura y una reingeniería de los procesos, las obligaciones fiscales se simplifican. Facilita los procesos de auditoria, ya que permite la búsqueda y localización rápida y en un mismo lugar.
❖ Facilita procesos administrativos,recepción y envío oportunos, así como la posibilidad de explorar la información. No hay riesgo de que se infecte con virus informáticos.
❖ Asegura confidencialidad en el manejo, resguardo y envío de facturas. Disminuye la posibilidad de falsificación: a una persona le llevaría 10 años descifrar el código de una llave privada asociada a un certificado de sello digital (elementos que sirven para generarel sello digital de cada factura), en comparación con los 30 minutos que le tomaría a un falsificador copiar una firma en papel.

SINCRONIZACIÓN DE INFORMACIÓN ENTRE CLIENTE Y PROVEEDOR, EDI

Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y deser procesado automáticamente y sin ambigüedad.

Es aquella parte de un sistema de información capaz de cooperar con otros sistemas de información mediante el intercambio de mensajes EDI.

Intercambio electrónico de datos es el intercambio entre sistemas de información, por medios electrónicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas. A través del EDI, las partesinvolucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos estructurados.

En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial estructurada. El EDI...
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