Estudiante

Caso: Protesto de letra
Como es de costumbre la primera semana de cada mes se envía el cronograma de pago de letras del mes de Agosto a las asistentes de tesorería en Colombia de acuerdo al negocio que ellos manejan, para el pago según la fecha de vencimiento mediante mail con todos los detalles que necesitan fecha, importe y ubicación de la letra.
Aproximadamente en la quincena nossolicitaron pagos urgentes, por lo tanto se envió un correo a ella con copia a su jefe, al día siguientes nos respondió mediante su correo que el pago se iba a realizar a primera hora y por la tarde nos envió la constancia de pago mediante su correo la cual renviamos al negocio que nos solicito. Y así finalizamos el mes sin ninguna novedad y pagos pendientes, aparentemente todo esta marchando bien.Pasaron dos semanas del siguiente mes suena el teléfono tan insistentemente la cual contesto quedando sorprendida porque el proveedores decía que tenía una letra protestada, con fecha de vencimiento 20 de Agosto solo le dije que era muy extraño que tengamos una que no se haya pagado y le asegure que le iba a enviar la constancia de pago por mail.
Me apuré en buscar la constancia de pago pero nologre ubicar, verifique en sistema el estado y vi que faltaba pagar porque la Srta. De Colombia no había hecho el pago fue hay donde le llame a su anexo reclamando por que no había realizado el pago conforme al cronograma que envié y me respondió que ella ya no veía esa negocio porque estaba a cargo de otra área, en ese momento no entendía porque recibía respuestas de su correo y la prioridad erasolucionar el protesto de la letra y no le pregunte nada mas y di por terminada la llamada.
Hable con proveedor confirmando lo que me dijo y solicite me indique el procedimiento a proceder con el levantamiento de la letra; ella muy amable me ayudo indicándome los pasos.

CAUSAS QUE EVITARON UNA COMUNICACIÓN FLUIDA

* En mi opinión las barreras o causas fue que no se comunico mediantemail el cambio de cargo de la Srta. de Colombia, o por último si era algo interno mediante una llamada por teléfono al menos con las personas que coordinaba sobre pagos ya que es un tema delicado.

* La falta de claridad y el feedback al enviar el cronograma de letras mediante mail, sin haber copiado a un tercero para que en caso que ella no pudiera hacer el pago la otra persona lo puede hacer.* De parte mía cometí el error de suponer creyendo que los demás entienden lo que digo y que bastaba enviar el cronograma de pago y no hacerle un seguimiento como a los demás pagos pensando que me había entendido por correo la importancia.

* La falta de contacto personal y el remplazo con los correos ya que ella en ningún momento dejo de comunicarse mediante mail, enviaba yrespondía correos y eso hacia que yo desconozca que estaba en otra área.

* La falta de confianza y consulta de ambas personas ante las situaciones que aparentemente había la sospecha que algo esta quedando pendiente pero ningunas tomo el teléfono o escribió un mail preguntando si quedaba algo por revisar.

* El miedo a aceptar que teníamos una letra protestada y no reaccionar ante lallamadas del proveedor.

* Al llamar a Colombia la Srta. se puso a la defensiva rechazando así toda responsabilidad por la falta que cometió al no informar a tiempo el cambio interno.

SITUACION CORRECTA

A mi parecer debió ser de esta manera:
Como es de costumbre la primera semana de cada mes se envía el cronograma de pago de letras del mes de Agosto a las asistentes de tesorería en Colombiacon copia a su jefe de acuerdo al negocio que ellos manejan, para el pago según la fecha de vencimiento mediante mail con todos los detalles que necesitan fecha, importe y ubicación de la letra.
Confirmar la recepción y enviar el ok cada vez que se procedía con el pago, así mismo hacer el seguimiento constante con la impresión de las constancias de pago y tener la certeza que si se esta...