Estudio De Caso

Introducción

La organización escogida para realizar este ejercicio es una escuela adscrita al Departamento de Educación en Cataño, Puerto Rico. La misma es una del nivel elemental, que atiende estudiantes desde el kindergarten hasta el sexto grado, con una matrícula de 270 estudiantes. La oficina de la escuela cuenta con varios archivos, pero el que se escogió para revisar fue el quecontiene los expedientes de los estudiantes adscritos al programa de Educación Especial.
Las únicas personas autorizadas a trabajar con el archivo antes mencionado, son las siguientes:
 Maestros de Educación Especial de la escuela

 Director(a)

 Facilitador(a) Docente

 Supervisor(a) del Programa de Educación Especial

 Trabajador(a) Social

El contenido de cada uno delos expedientes, es toda la información relacionada al estudiante, como por ejemplo: diagnóstico, acomodo razonable, evaluaciones realizadas por profesionales, etc. Son varios archivos, (dos en total), que se encuentran localizados en la oficina de la escuela, justo al lado de la puerta de entrada. Los mismos contienen cuatro gavetas cada uno. Contienen una nota que especifica las personasautorizadas al acceso de los expedientes, pero eso no garantiza la confidencialidad de los mismos, ya que actualmente, la
llave del archivo se extravió. Las gavetas del archivo no están divididas por secciones. Hay tres maestras de Educación Especial y cada una tiene una cantidad de gavetas especificas, dependiendo de la matricula que cada cual atienda: dos de las maestras tienen dos gavetas cadauna y la otra maestra tiene una sola gaveta con los expedientes de los estudiantes. Hay otra gaveta con los expedientes pasivos, o sea, estudiantes que ya pasaron por el programa y fueron dados de baja o que están a la espera de comenzar a recibir los servicios de Educación Especial. Las otras gavetas restantes pertenecen al Facilitador(a) Docente del programa, en la cual la mayoría de loscartapacios corresponden a copias en blanco de los documentos que se requieren en el programa, además de copias de los asuntos oficiales del programa referentes a la escuela y agendas de reuniones, entre otras.



Resumen de los documentos encontrados en el archivo

 Propósito: expedientes confidenciales de estudiantes pertenecientes al programa de Educación Especial, matriculados en laescuela. Los archivos están organizados por orden de número que se le asignó al estudiante cuando se dio de alta al programa.
 Entre los documentos encontrados en los archivos pertenecientes a los estudiantes , se encontraron las siguientes hojas:
o Información personal

o Hoja de registro (se anotan las personas que solicitan acceso al expediente, hay varias hojas con diferentes propósitos)
oPEI (Programa Educativo Individualizado)

o Aviso de confidencialidad

o Derecho de los padres

o Hoja de servicios (terapias recibidas)

o Minutas de reuniones

o Referidos
o Evaluaciones realizadas

o Notificaciones de citas

o Certificación de documentos

o Determinación de elegibilidad

o Historial social del estudiante

o Documento de aceptación de resultados deevaluación firmado por los padres

o Informe académico expedido por los(as) maestros(as) del estudiante

o Hoja de llamadas realizadas

o Hoja de seguimiento de casos

o Invitación a reuniones o a discusión del PEI

o Recomendaciones médicas

Descripción física de los documentos encontrados en el archivo

Los documentos observados se encontraban en cartapacios, los cuales no contenían ningúntipo de equidad, ya que los mismos eran de diferentes colores, ya que el personal a cargo de los mismos, utiliza los materiales que se encuentren disponibles en ese momento. Los documentos son escritos a mano, en tinta azul. Solamente el PEI se encuentra escrito completamente en computadora. El grosor de los cartapacios varia de acuerdo al tiempo que el estudiante lleva en el programa o los...