Extraer una lista de registros no repetidos de una lista con registros repetidos en bases de datos de excel

Resumen

Con frecuencia se presentan registros repetidos en columnas de Excel y a menudo se requiere saber cuantos y cuales registros diferentes hay en una columna determinada. Este artículo presenta un procedimientoque resuelve este problema. El procedimiento se explica con un ejemplo en cuatro sencillos pasos y combina la aplicación de la función estadísticaCONTAR.SI, el copiado de formulascon referencias de celda absoluta y relativas y la herramienta de Filtro del menú Datos. El procedimiento resulta bastante útil dado que no hay una herramienta de Excel que hago esto de forma directa. Un ejemplo de aplicación se encuentra en Bases de datos de colecciones de organismos.

Palabras clave:Excel, Formulas de Excel, Filtro, CONTAR.SI, Bases de Datos, Aplicaciones. Coleccionesbiológicas.

Planteamiento del problema

Con frecuencia se utiliza la hoja de cálculo de Excel para almacenar información. Así mismo, Excel cuenta con algunas herramientas para manipular, y analizar de una manera relativamente rápida la información contenida. Para citar algunas de estas se puede nombrar los elementos del menú Datos como Ordenar, Filtro, Texto a columnas, Validación, etc., además tambiénson de mucha utilidad, las funciones de Estadística, de Texto, de Búsqueda y Referencia, de Información, Lógicas, etc.

[pic]

En ciertas ocasiones, el empleo directo de una sola herramienta (ya sea alguna opción del menú Datos ó alguna Función) nos arroja exactamente el resultado que deseamos. No obstante, en otros casos es necesaria la combinación de varias de estas herramientas paraobtener el resultado que realmente queremos. Supóngase que se tiene una Base de datosde localidades de un País, por ejemplo Colombia(Figura 1). Cada fila corresponde a una localidad distinta, y en cada columna hay un tipo diferente de información: Departamento, Municipio, Localidad, Latitud y Longitud. Ahora, supóngase que se quiere obtener de la manera más rápida posible todas las localidades delDepartamento del Cauca. Esto se hace fácilmente y de una forma directa con la opción Filtro del menú Datos (véase por ejemplo, Rivera-Gutiérrez, 2004). Nótese en la Base de datos de la Figura 1 que como hay varias localidades de un mismo municipio, entonces, los nombres de los municipios y de los departamentos se repiten más de una vez en sus respectivas columnas. Teniendo en cuenta esto, supóngase queahora nos han pedido obtener una lista de todos los Departamentos diferentes que hay en nuestra Base de datos. Una lista con todos los departamentos contenidos pero que no se repitan.

Figura 1. Base de datos en Excel con localidades de diferentes departamentos de Colombia.

[pic]

Esta situación de registros repetidos en una o varias columnas de las bases de datos se presenta comúnmente, ya menudo nos interesa conocer cuantos y cuales ítems distintos (sin que se repitan) hay en una columna determinada. Este requerimiento no lo cumple ninguna herramienta de Excel directamente. Y a menos que se quiera hacer de forma manual, lo cual puede ser muy tedioso si nuestra base de datos tiene muchas filas, se puede emplear el procedimiento descrito en este artículo. Este procedimientocombina básicamente dos herramientas: la Función Estadística CONTAR.SI y la opción Filtro del menú Datos. Por tanto, para su compresión y aplicación se debe saber ingresar y copiar formulas en las celdas de la hoja de calculo y diferenciar las referencias absolutas y relativas a celdas, además saber utilizar la opción Filtro del menú Datos. Si no se tiene un conocimiento sobre estos temas, se puedeconsultar la ayuda de Excel. En Internet también se pueden conseguir otros sitios con cursos buenos de Excel (por ejemplo: http://www.saprica.com.ar/Documentos/Main/ExcelIntroProd.php. Consultada el 30 de Diciembre de 2004; http://www.monografias.com/ consultada el 30 de Diciembre de 2004). García de Jalón, Fernández-Caballero & García-Martos (2001) es otro curso completo. Rivera-Gutiérrez (2004)...