Funciones del departamento de Recursos Humanos


Escribir un fax. ¿Personal o de empresa?
La constante y creciente implantación de Internet en las empresas no ha dejado de lado un medio de envío de comunicaciones y documentos como es el fax.Escribir un fax de forma correcta es una labor que no debemos olvidar en el ámbito empresarial. Como cualquier otro tipo de comunicación requiere de unas pautas mínimas de cortesía y unas reglas básicasde composición del texto. Vamos a ver algunos puntos fundamentales para escribir un fax de forma correcta:
1. Salvo que el fax vaya para una persona a la que conocemos previamente, o sea de carácterpersonal, el fax debe ser escrito siempre con ordenador o máquina de escribir, nunca a mano.
2. Debemos poner al menos los siguientes datos esenciales: quien lo envía (from en inglés), a quien se leenvía (to en inglés) y el asunto de que trata el fax (subject en inglés). También es conveniente indicar el número destinatario del fax (fax number en inglés) y la fecha (date en inglés).
3. Elcuerpo del fax, puede ser el mismo que el de cualquier carta o email: cabecera con el saludo, cuerpo del mensaje y pie con despedida. Persona que lo escribe, cargo y la correspondiente firma.
4. Adiferencia de una carta, el mensaje puede ser más escueto y resumido.
5. Si vamos a hacer un comunicado de carácter personal o confidencial, no se debe utilizar el fax de la empresa, ya que, por normageneral, este aparato se suele encontrar en zonas comunes de la empresa y podría ser visto por personas a las que no les interesa el contenido del mismo.
6. No es elegante ni demasiado correcto utilizarel fax para comunicar determinados acontecimientos o dar determinados mensajes (un pésame, una noticia desagradable, etc.).
7. Si lo que enviamos es un documento o serie de documentos que sonnecesarios para el destinatario, el fax debe ser un adelanto de los mismos, y se debería remitir los originales o copias por correo postal o mensajero, para su posterior archivo o manejo.
8. Debemos...