Generallidades De La Administración Documental
Páginas: 5 (1106 palabras)
Publicado: 22 de septiembre de 2011
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
1. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.
Conservar la memoria corporativa: De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
Contribuir a latoma de decisiones, ya que los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.
Incrementar la eficiencia organizacional: La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.
Apoyar a las investigaciones y procesos legales: Los elementos almacenados y ordenados segúndiferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.
Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
Realizar el control de los documentosque se crean, procesan y archivan.
Recepción y Orientación.
Registro y Distribución.
Archivo.
2. ENSAYO: “PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL”
La Administración Documental, como su nombre lo indica es la gestión y organización de los documentos por una empresa o persona natural con el objetivo de mantenerlos de una forma organizada, tener acceso a estos en cualquier momento en elcual se requieran de manera fácil y rápida, guardar un registro histórico y así mismo deshacerse de los que ya no tienen ningún tipo de uso ni lo van a tener, colaborando con el medio ambiente. Para cumplir estos objetivos, las empresas (especialmente las Entidades Públicas) cuentan con un riguroso marco jurídico de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción deldocumento hasta su destinación final. Se podría decir que casi desde que nació la escritura nació esta clase de gestión, se requiere tener una organización de todos los documentos producidos debido a la gran cantidad de estos, de ahí la importancia de la Administración Documental, ya que sin ella todas las organizaciones serian un caos en cuanto al manejo de la información y no habría ningunaclase de registro de documentos históricos que hoy en día nos sirven de tanto para nuestro desarrollo social, económico, cultural y hasta tecnológico. Otro factor por el cual la Administración Documental juega un papel importante dentro de la empresa es porque estos documentos tienen gran relevancia en la toma de decisiones basadas en antecedentes, citando un caso podemos mencionar los archivos dela parte de contabilidad los cuales son determinantes para el futuro de la empresa.
La Administración Documental da las pautas para el tratamiento correcto que se le debe dar a uno o varios documentos con la finalidad de facilitar su utilización y conservación, es decir, es el conjunto de actividades que enfatizan en el manejo, tratamiento y organización de los documentos, desde su iniciohasta el destino final con el objetivo de agilizar su búsqueda, facilitación y conservación.
El administrador documental cuenta con la facultad de recibir, clasificar, organizar, preservar, sistematizar, guardar y eliminar los documentos, llevando sus respectivas actas de entrega y distribución de los mismos.
El papel de administrador documental a mi parecer es uno de los más importantes,de mucha responsabilidad y cuidado de una organización, ya que él tiene acceso a toda la información y organización de la misma.
Aunque solo hace dos meses que estoy en la empresa donde laboro y no estoy en la oficina principal, se que el administrador documental de la empresa organiza toda la información que llega a la planta y a la oficina, remisiones, despachos a crédito, despachos de...
1. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.
Conservar la memoria corporativa: De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
Contribuir a latoma de decisiones, ya que los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.
Incrementar la eficiencia organizacional: La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.
Apoyar a las investigaciones y procesos legales: Los elementos almacenados y ordenados segúndiferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.
Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
Realizar el control de los documentosque se crean, procesan y archivan.
Recepción y Orientación.
Registro y Distribución.
Archivo.
2. ENSAYO: “PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL”
La Administración Documental, como su nombre lo indica es la gestión y organización de los documentos por una empresa o persona natural con el objetivo de mantenerlos de una forma organizada, tener acceso a estos en cualquier momento en elcual se requieran de manera fácil y rápida, guardar un registro histórico y así mismo deshacerse de los que ya no tienen ningún tipo de uso ni lo van a tener, colaborando con el medio ambiente. Para cumplir estos objetivos, las empresas (especialmente las Entidades Públicas) cuentan con un riguroso marco jurídico de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción deldocumento hasta su destinación final. Se podría decir que casi desde que nació la escritura nació esta clase de gestión, se requiere tener una organización de todos los documentos producidos debido a la gran cantidad de estos, de ahí la importancia de la Administración Documental, ya que sin ella todas las organizaciones serian un caos en cuanto al manejo de la información y no habría ningunaclase de registro de documentos históricos que hoy en día nos sirven de tanto para nuestro desarrollo social, económico, cultural y hasta tecnológico. Otro factor por el cual la Administración Documental juega un papel importante dentro de la empresa es porque estos documentos tienen gran relevancia en la toma de decisiones basadas en antecedentes, citando un caso podemos mencionar los archivos dela parte de contabilidad los cuales son determinantes para el futuro de la empresa.
La Administración Documental da las pautas para el tratamiento correcto que se le debe dar a uno o varios documentos con la finalidad de facilitar su utilización y conservación, es decir, es el conjunto de actividades que enfatizan en el manejo, tratamiento y organización de los documentos, desde su iniciohasta el destino final con el objetivo de agilizar su búsqueda, facilitación y conservación.
El administrador documental cuenta con la facultad de recibir, clasificar, organizar, preservar, sistematizar, guardar y eliminar los documentos, llevando sus respectivas actas de entrega y distribución de los mismos.
El papel de administrador documental a mi parecer es uno de los más importantes,de mucha responsabilidad y cuidado de una organización, ya que él tiene acceso a toda la información y organización de la misma.
Aunque solo hace dos meses que estoy en la empresa donde laboro y no estoy en la oficina principal, se que el administrador documental de la empresa organiza toda la información que llega a la planta y a la oficina, remisiones, despachos a crédito, despachos de...
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