Administracion documental

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ACTIVIDAD 1:
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Temas:

1. ENSAYO IMPORTANCIA
DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

2. FUNCIONES EN EL TRABAJO
RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Ing. Jorge Mario Quiceno

SENA
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:
CALI
31 Enero de 2008

1. Ensayo:
Importancia de la Administración Documental

La administración documental es el podersobre la forma y dirección de la investigación histórica, la memoria colectiva, e identidad nacional, sobre cómo nos conocemos como individuos, grupos, y sociedades. Una vez se tiene la información clasificada (normalizada y normatizada) se ejerce poder sobre esos mismos documentos, los cuales son eje central en la formación de nuestra memoria e identidad.

Para resaltar la importancia del poderde la administración documental, tomemos como punto de partida para un razonamiento lógico y claro que las células fundamentales de la administración documental son los documentos. Los documentos son la sustancia que da un soporte físico y/o electrónico[1], cuya fortaleza es la información que contiene. La información no es más que una comunicación o acción, la cual puede ser utilizada encualquier momento o lugar. De allí radica la importancia de los documentos y su correcta administración, por que dicha información esta contenida en el documento y tiene poder. Pero para que tenga la fuerza necesaria o el poder necesario debe encontrarse y recuperarse fácilmente.

La forma mas fácil de encontrar o recuperar un documento es archivarla correctamente, empero nos encontramos con ladificultad de cómo localizarla. Es fácil de decir pero difícil de hacer si no se tienen los conocimientos suficientes. Para localizarla necesitamos una clasificación y valoración del documento, lo cual involucra varias variables tales como; el tiempo de vida útil, si son constantes (como herramienta de trabajo) o históricos. Por ello la importancia de normalizar y normatizar, con el fin de obtenerun fácil acceso y encontrar de manera rápida y eficaz la información. Esto nos lleva a la necesidad de estudiar y conocer no solo cómo organizar, describir, y preservar archivos, sino que más importante aún, entender el valor de los documentos en la sociedad y los sistemas de gestión de documentos.
En palabras resumidas podemos afirmar entonces que la gestión documental es una colección, manejo ymantenimiento de información, localizada o almacenada como una unidad en algún lugar en forma de documento, donde la palabra administración con lleva a un cuidado de los documentos, guardados bajo condiciones éticas y morales que permitan la no perdida y deterioro de los mismos.

La archivistica como rama de la gestión documental a sido tan relevante que a habido una expansión a pasos gigantesy tan importantes como la tecnología misma. La archivistica es una ciencia tan antigua que se a vuelto proporcional al avance de la tecnología. El análisis profundo de la archivistica dio inicio en la década de los noventa con Anne Gilliland y Sue McKemmish que exponen los factores que han causado tal expansión, los cuales incluyen la construcción de nuevas teorías y un crecimiento en programasgraduados que incluyen doctorado (Gilliland y Mackemmish, p. 20). Vemos entonces en este texto extraído de Internet, la importancia de dicha rama, la relevante acogida por parte de los estudiosos e innovadores a tal nivel de crear nuevas teorías y estudios de doctorados como ayuda a la correcta administración de los documentos. Desde hace menos de diez años En el campo de la informaciónempresarial se ha venido suscitando un interés por el estudio de la información en todas sus vertientes, que unido al desarrollo del concepto de empresa y de organización según Drucker, y junto con el desarrollo acelerado de las tecnologías de la Información, se fue estructurando en una sub disciplina denominada Gestión de Información ; paralelamente, con la aparición y evolución de los sistemas de...
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