Gestión de proyectos: las 7 mejores prácticas

Gestionar un proyecto puede ser una tarea desalentadora. Ya se trate de planificar su boda, desarrollar un nuevo website para su empresa o construir su casa soñada a orillas del mar, usted necesita emplear técnicas de gestión de proyectos (project management en la bibliografía en inglés) que le ayuden a tener éxito.
Resumiré en esta nota las 7 mejores prácticas (best practices) principales queconstituyen la clave de toda buena gestión de proyectos y que colaborarán a su éxito.

1. Defina el Alcance y los Objetivos del Proyecto
Primero entienda los objetivos del proyecto. Suponga que su jefe/a le pide que organice una campaña de donantes de sangre, ¿Cuál es el objetivo: obtener la mayor cantidad de sangre posible? O es ¿levantar el perfil local de la empresa? Decidir cuáles son losobjetivos reales le ayudará a planificar el proyecto.
El alcance o área de competencia define los límites del proyecto. Decidir que es lo que está dentro o fuera de los límites del proyecto determinará la cantidad de trabajo que se necesitará realizar. Entienda quiénes son los interesados, qué producto esperan que se les entregue y consiga su respaldo. Una vez que tenga el alcance y los objetivosdel proyecto definidos, deje que los ellos mismos los revisen y le presten su acuerdo.
2. Defina las Tareas
Debe definir que tareas se esperan del proyecto. Si por ejemplo su proyecto es una campaña publicitaria para una nueva barra de chocolate, entonces una tarea sería producir el trabajo de arte para la publicidad. Por eso defina que cosas tangibles deben ser producidas y documéntelas consuficiente detalle para que cualquiera de los involucrados pueda llevarla a cabo correcta y eficientemente. Los accionistas claves deben revisar la definición de las tareas y estar de acuerdo que las mismas reflejan adecuadamente lo que se espera.
3. Planifique el Proyecto
Planificar requiere que el gerente de proyecto decida qué gente, recursos y presupuestos se requieren para completar el mismo.Usted debe definir que actividades se requieren para producir los productos, utilizando técnicas tales como Estructura Analítica de Proyectos ( Work Breakdown Structures –WBS; en el gerenciamiento de proyectos el WBS es una técnica que consiste en la descomposición del proyecto en partes manejables).
Usted debe estimar los tiempos y los esfuerzos requeridos para cada actividad, las dependenciasentre actividades y luego decidir un programa realista para completarlas. Involucre al equipo de proyecto en la estimación de la duración de las actividades. Establezca hitos que indiquen fechas críticas durante el desarrollo del proyecto. Escríbalas en su planificación. Pida a los accionistas principales que la revisen y presten su consentimiento al plan.
4. Comunicación
La planificación delproyecto resulta inútil si no es comunicada efectivamente al equipo de proyecto. Cada miembro del equipo necesita conocer sus responsabilidades. Una vez trabajé en un proyecto en donde el project manager se quedó sentado en su escritorio rodeado de un enorme cronograma. El problema fue que nadie en ese equipo sabía cuales eran las tareas y las fechas tope, pues nadie había compartido laplanificación. El proyecto sufrió todo tipo de problemas porque la gente hacía actividades que pensaban que eran importantes en vez de hacer las que el director de proyecto les había asignado.
5. Seguimiento y Reporte de Avance del Proyecto
Una vez que el proyecto esté en ejecución usted debe monitorearlo y comparar el progreso actual con el proyectado. Necesitará reportes de avance de proyecto que deberánproducir los miembros del equipo. Usted deberá registrar las variaciones entre lo real y lo proyectado, tanto en lo referente a costos, como a cronograma y al alcance. Deberá reportar las variaciones a su superior y a los accionistas claves para poder tomar acciones correctivas antes de que esos desfasajes sean demasiado grandes. Puede ajustar el plan de muchas maneras para volver a poner la...