Gestion de recursos fisicos

EL PAPEL DE LA PLANEACIÓN EN LA GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
EN LAS ORGANIZACIONES

La gestión de recursos físicos se puede definir como la aplicación de los pasos fundamentales del proceso de la administración (planeación, ejecución, seguimiento, control y retroalimentación), dentro del ámbito de la adquisición y manejo de los recursos físicos que son necesarios para las organizaciones, tantopúblicas, privadas como mixtas, para asegurar el normal desempeño de sus procesos operativos y de gestión.

Como en todo proceso administrativo, es esencial, que aparte de tomar en consideración los aspectos internos de la organización, se valoren los aspectos asociados con el ámbito externo o entorno de la misma. Así de esta manera, se deben analizar los factores relacionados con el ámbitopolítico y económico (situación general del país, crecimiento de su Producto Interno Bruto –PIB-, legitimidad del estado, costo y velocidad de las transacciones), social (percepción de la población frente al tema de la corrupción) y tecnológico (cambios repentinos en software, hardware, incorporación de procesos subcontratados).

En este sentido, es importante señalar que la gestión de recursosfísicos debe partir de una adecuada identificación de los reales requerimientos de la organización. Esto se deriva de la premisa fundamental, en que los recursos de los cuales disponen las empresas, son escasos, y por ende, dependen de la asignación de partidas presupuestales para adquirir los diferentes elementos que son el insumo o entrada para el desarrollo de sus actividades.

Una planeaciónadecuada en la adquisición de los recursos físicos implica, tener un amplio y vasto conocimiento de la naturaleza de la organización. Esto significa, contar con una idea exacta y precisa sobre su propósito y sus procesos. El entendimiento de los procesos es clave, dado que toda firma, independientemente a su razón de ser, está compuesta por estos.

Para contar con un panorama más amplio sobre estefactor, un proceso es la interacción de elementos de entrada, actividades (donde lo que se busca es la generación de valor), recursos (físicos, humanos, materiales, financieros) y unos elementos de salida (que son los resultados esperados de dicho proceso). De manera transversal a tal interacción, se encuentra la retroalimentación, como aquella actividad cuya función es la de transmitir la maneracomo se obtuvo el respectivo resultado, haciendo hincapié en los puntos positivos y en las posibles oportunidades de mejora.

En este orden de ideas, al comprender que la organización es una suma de procesos interdependientes, se puede vislumbrar la importancia que empieza a cobrar la gestión de los recursos físicos, dado que cada proceso en sí mismo necesita de una administración adecuada que lepermita ser eficiente (uso racional de los recursos), eficaz (logro de los objetivos esperados) y efectivo (la suma de la eficiencia y la eficacia).

Esto conlleva a que en cada proceso se identifique claramente sus respectivos requerimientos, lo que desde un punto de vista empresarial, conduce a la configuración de herramientas específicas para asegurar una gestión adecuada en lasadquisiciones que son realizadas. Entonces, cobra vigencia la aplicación y desarrollo de herramientas tales como los planes generales de compras.

En los planes generales de compra, lo que se busca es determinar de una manera objetiva y analítica, el volumen, precio y tiempo estimado de uso de los bienes que se pretenden adquirir. Sus atributos de objetividad y análisis se derivan, del hecho que suelaboración debe partir necesariamente, de la recopilación y estudio de las cifras disponibles por parte de la organización. Esto contribuye a identificar y captar tendencias de uso, frecuencias de utilización, valores históricos pagados y determina las proporciones entre los diferentes tipos de bienes que tienen un mayor consumo.

Una de las razones que justifica la importancia en la realización...