gestion documental


Gestión Documental GD -001

RECEPCIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA

Fecha: Bogota, 13 Mayo de 2013

ELABORADO POR:

1. OBJETIVOS
La recepción de documentos en la organización es un Conjunto de operaciones de verificación y control que se debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
2. CUESTIONARIO
1.Recepción de documentos en la organización.

3. SOLUCION
Actividades:
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como:mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.


1. Radicación de documentos

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejandoconstancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Impresión de rótulo de la radicación.
Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la personay / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos yenviados.


ETAPAS DE LA RECEPCION
Recibo
Clasificación
Radicación
Registro
Distribución


Recibido de documentos

Clasificación Documental

Radicación


Distribución


ELEMENTOS UTILIZADOS EN LA RECEPCION DE DOCUMENTOS.

Sello de reloj.



















Numerador:

Imprime automáticamente el número consecutivo de recibo decada comunicación en forma ascendente hasta 99999.

Ejemplo: 00001002

Sello de respuesta:

Este sello se coloca en todas las comunicaciones que requieren una respuesta se diligencia de acuerdo con el tipo de respuesta.












Sello para presentación de recursos:

Este sello se coloca en aquellas comunicaciones que contienen recursos contra los actos administrativos dela Entidad.


PRESENTADO PERSONAL












Planilla de registro y control de correspondencia recibida:

En esta planilla se anotan los principales datos de la comunicación recibida y radicada.






Casilleros:

En las áreas de administración de documentos se deben colocar casilleros debidamente identificados con el código de cada dependencia, para facilitar ladistribución de la correspondencia.
Tendrá casillas adicionales para ubicar la correspondencia que se debe entregar a la mano en la ciudad y para la que se debe enviar por correo.



Bolsas plásticas de dos colores:

Para la distribución de la correspondencia se dispone de dos (2) bolsas en percalina, por cada dependencia, debidamente identificadas con el código correspondiente.
Estas bolsas dediferente color, una permanece en el Archivo Central y la otra en la dependencia y se intercambiaran en cada recorrido.


Ejemplo de la descripción del procedimiento de Recepcion:
Objetivo: Proveer de bienes y servicios a las unidades administrativas
Pasos:
1. La secretaria del Departamento de compras recibe la requisición, la registra en libro, la enumera y se la entrega al jefe del...