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PLANILLAS Y FORMATOS PARA EL REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

“Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas” (Acuerdo 060 del 30 deoctubre de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, Artículo Octavo).

REGISTROS Y DOCUMENTOS
Planillas de Distribución de Comunicaciones oficiales internas y externas.
Archivo magnético.

CONTROL DE CORRESPONDENCIA PARA ENTREGA DIRECTA EN LAS ENTIDADES.
PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATO DIGITAL)
Acuerdo AGN 060 DE 2001“Artículo Quinto: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de losdocumentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados”. Artículo Octavo: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos ycontroles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS
De las comunicaciones oficiales recibidas: “Los documentos de carácter bibliográfico, como boletines, libros,catálogos y revistas no se radicarán y se remitirán mediante una planilla a la Biblioteca del AGN, en donde se establecerá si deben formar parte de la colección. La Biblioteca informará a la Dirección respecto de estas publicaciones” (Resolución AGN 026 de 2004. Reglamento de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nación. Artículo 5, parágrafo 2).
PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS
Acuerdo AGN060 de 2001 Artículo Séptimo: Comunicaciones internas: “Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.“PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
Controles de las comunicaciones oficiales: “Registro de Correspondencia Externa Recibida (AGN-FTRD-117): Este se genera diariamente y debe ser firmado por los funcionarios responsables de recibir las comunicaciones oficiales en cada dependencia” (Resolución AGN 026 de 2004. Reglamento de Correspondencia y Archivo del Archivo General de laNación. Artículo 7, párrafo 3).


DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
“Para los recorridos internos de distribución de comunicaciones oficiales, se han establecido dos turnos: 9:00 a.m. y 3:30 p.m. Si por alguna circunstancia, la urgencia e importancia de una comunicación amerita su distribución inmediata, el funcionario del Grupo de Correspondencia, informará a la dependenciacompetente”. (Resolución AGN 026 de 2004. Reglamento de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nación. Artículo 9).
Los recorridos de mensajería externa se atenderán en dos turnos: Uno en la mañana y otro en la tarde. Cuando se presenten diligencias no programadas y con carácter urgente, se atenderán de acuerdo con la disponibilidad del personal del GCA.” (Resolución AGN
026 de...