Gestion documental

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ENSAYO

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La administración documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas utilizadas para administrar las entradas y salidas de documentos de todotipo en una entidad, empresa u organización, la cual  permite la recuperación y disponibilidad de todo tipo de información, también determina el tiempo que los documentos deben guardarse yelimina los que ya no sirven y asegura la conservación indefinida de los documentos más valiosos.

La administración documental es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

 2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos quetramitan.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

  4. Recepción y Orientación.

  5. Registro y Distribución.

  6. Archivo.Durante mucho tiempo, la gestión documental en las entidades o empresas la tenían las secretarias o auxiliares de archivo, en donde el manejo de este archivo eran los libros radicadores, lascarpetas, cajas o archivadores en que se guardan los documentos de papel o materiales magnéticos o cds, o en último caso se realizaba un kárdex de la correspondencia.

Por ello laadministración documental nos brinda una forma avanzadas para el manejo de documentos, archivándolos de forma ordenada y ofreciendo la posibilidad de acceder a cartas, memorandos, contratos, estadosde cuenta, informes y facturas, etc.

El uso del computador para el manejo del archivo documental se inició desde hace algunos años, por lo cual se obtuvo una disminución de trabajo,tiempo, personal, etc. En las empresas o institución, por cuanto la agilidad y la disponibilidad inmediata de los documentos se retrasaban sin olvidar la pérdida o maltrato de la documentación.
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