Gestión Documental

Gestión documental

Primer semestre 2011/12

Gestión Documental Cuadro de clasificación se define como la herramienta básica del sistema de gestión documental para su aplicación en la gestión de la documentación interna, en el que se identifican y codifican todas las series de documentos de una empresa. Un cuadro de clasificación sirve para: que estén identificados y codificados todas lasseries de documentos de la empresa. Para señalizar físicamente los archivos de documentos, organizar sus apartados o identificarlos en los sistemas informáticos. Para identificar rápidamente la procedencia jurídica y/o funcional de cada serie de documentos. Para distinguir si son documentos originales, documentos maestros o copias. Para determinar los ciclos de vida de los documentos y establecer el“plan de retención de la empresa”. Para permitir la transferencia de manera organizada, tanto de los documentos físicos como electrónicos en la situación de archivo inactivo e histórico. Para determinar a partir de este cuadro cual es el criterio de orden o criterios de recuperación aplicables a cada serie de documentos. La estructura de un cuadro de clasificación suele ser jerárquica y serefleja del siguiente modo: 1- el primer nivel suele reflejar la función; 2- el segundo nivel se basa en las actividades que constituyen la función y 3- el tercer nivel y los que le siguen proporcionan mas detalles acerca de las actividades que forman parte de cada actividad. El grado de precisión de un cuadro de clasificación es elegido por la organización y refleja la complejidad de cada una de lasfunciones que llevan a cabo. Los tipos de clasificación aplicables son: orgánico, funcional y orgánico-funcional. Orgánico: las series de documentos se clasifican a partir del organigrama de la empresa. Funcional: las series documentales se clasifican a partir de las funciones identificadas dentro de la empres. Orgánico-funcionales se clasifican por una combinación de ambos criterios. Generalmente,en los niveles más amplios de la clasificación se usan los niveles orgánicos y en los niveles específicos se usa la subdivisión funcional. En cuanto a la codificación del cuadro de clasificaciones existen dos tipos básicos de códigos, numéricos correlativos y numéricos significativos, son variantes que se elegirán en función de criterios como la expansión más o menos ilimitada del cuadro, lainformatización del sistema y el contexto corporativo en qué se ha de aplicar. La codificación numérica correlativa se asigna a medida que se crean las clases, las subclases y las divisiones, éste se utiliza cuando el mantenimiento y la actualización del cuadro de clasificación están asociados a un programa informático que genera automáticamente y de manera consecutiva los códigos. En la codificaciónnumérica significativa los códigos corresponden a la estructura jerárquica de clasificación, su composición numérica está vinculada al nivel que representan, este sistema puede ser de gran utilidad para un cuadro limitado y sin gran expansión. Ejemplos: Ayuntamiento de Oviedo
11. PLANEAMIENTO URBANÍSTICO 1188 Expedientes de Expropiaciones 1189 Expedientes de Urbanizaciones 1190 Expedientes deModificación planeamiento 1191 Expedientes de P.P. 1192 Expedientes de P.E.R.I. 1193 Expedientes de Estudio detalle 1194 Expedientes de Estudio detalle (Delimitaciones) 1195 Expedientes de Proyecto de compensación 1196 Expedientes de Urbanizaciones U.G. 1197 Expedientes de Estudio detalle (Bases) 1198 Expedientes de Condiciones edificación 1199 Expedientes genéricos

Ayuntamiento de Granada
3.01ORNATO (hasta 1909) / FOMENTO (1910-1979) / OBRAS Y URBANISMO (1980- ) 3.01.01 Planeamiento urbanístico

Ayuntamiento de Mieres
A3.01 OBRAS Y URBANISMO A3.01.00.01 Expedientes de planeamiento urbanístico A3.01.00.01.01 Expedientes de expropiación forzosa A3.01.00.01.02 Instrumentos de planeamiento urbanístico A3.01.00.02 Expedientes de disciplina urbanística A3.01.00.02.01 Declaraciones de...