Guia de gestion documental

DOCUMENTO DE TRABAJO AGN ANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL .................................................................... 3 1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE)....................................................................................................................... 3 1.1.1 NOTAINTERNA ...................................................................................................... 3 1.1.2. MEMORANDO ....................................................................................................... 6 1.1.3. CIRCULAR ............................................................................................................. 9 1.1.4ACTA...................................................................................................................... 13 1.1.5. CARTAS ................................................................................................................ 19 1.2. MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD ................................ 22 1.3. DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL........... 22 1.3.1.DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS..... 22 1.3.2. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS...................................................... 22 1.3.3. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN ................................................................................ 22 1.3.4. TIPOS DE SOPORTES ......................................................................................... 23 1.3.5.DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL......................................................................... 23 1.4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - APROBADA O VIGENTE ............... 23 1.4.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN. 24 ANEXO 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS................................................................. 25 2.1 MEDIOS DE RECEPCIÓN.......................................................................................... 25 2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATO DIGITAL)............................................................................................ 25 2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS.................................................. 25 2.4 PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS............................................................ 25 2.5 PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA.......................................................................................................................... 25 2.6 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS ...................... 25 2.7 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS ....................... 26 2.8ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS ........................... 28 2.9 CONSTANCIAS DE ENVÍO ....................................................................................... 28 ANEXO 3: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.............. 29 3.1. PROMULGACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TRD................................................................................. 29 3.2. DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD ............................ 30 3.2.1 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................... 30 3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN.... 30 3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DELARCHIVO CENTRAL ................ 32 3.2.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO ............ 32 3.2.5. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.............................................................................................................. 32 3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD......................... 33 ANEXO 4....