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INTRODUCCIÓN

3

1.OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

4

2. ALCANCE

4

3. RESPONSABILIDADES

4

4. DEFINICIONES

5

5. ASPECTOS GENERALES

75.1. MATRIZ DE OPCIONES PRIORITARIAS

7

5.2. IMPORTANCIA DEL DESPLIEGUE DE PROCESOS EN LA
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8

5.3. ASPECTOS RELATIVOS A LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

10

5.4. RECOMENDACIONES RELATIVAS A LA ELEBORACIÓN DE LOS
MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

18

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/EdZKh/ME

La Alcaldía Municipal deSoacha-Cundinamarca, viene desarrollando un proyecto cuyo
objetivo es la implementación del Sistema Integrado MECI: CALIDAD, en el marco del
cual, la implementación del Modelo de Gestión por Procesos, constituye el soporte
estructural, dado que para ambas normas MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2009, este
es un requisito.
En la dinámica de la implementación del Modelo de Gestión por procesos, ladocumentación de los mismos juega un importante papel, teniendo en cuenta que la
memoria institucional es vital para orientar a los servidores públicos sobre la manera de
hacer las cosas al interior de la administración.
El modelo de gestión por procesos se encuentra contemplado en el MECI 1000:2005 en
el Subsistema de Control Estratégico y los procedimientos en el Subsistema de Control
deGestión. Recordemos que uno de los objetivos de este Modelo es que los procesos
se ejecuten de manera controlada, de manera que las diferentes actividades deben
estandarizarse para el logro de este fin y esto se logra a través de la documentación de
los procesos y procedimientos.
En la norma NTCG 1000:2009 en el numeral 4 menciona el modelo de gestión por
procesos y los requisitos de ladocumentación, en clara alusión a la importancia que
tiene para el Sistema de Gestión de la Calidad la documentación y los manuales, como
instrumentos que orientan la manera de hacer las cosas para satisfacer las
necesidades y expectativas de los clientes.
Bajo el escenario que se ha planteado, se elaboró la Guia para la elaboración de los
Manuales de Procesos y Procedimientos. Lo que se espera de ella ytras haber
superado las etapas de identificación de los procesos y el despliegue de los mismos, es
que sirva como referente para la elaboración de estos instrumentos de gestión en la
Alcaldia Municipal de Soacha.

ϯ

1.

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

La presente guía describe la metodología para la elaboración de los Manuales de
procesos y Procedimientos en la Alcaldía Municipal deSoacha.
2.

ALCANCE

La guía de elaboración de los Manuales de Procesos y Procedimientos, aplica para los
procesos del mapa de procesos de segundo nivel identificados para la administración
central de la Alcaldía Municipal de Soacha.

3.
3.1.

RESPONSABILIDADES

SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL

La Secretaría de Planeación y Desarrollo Territorial tendrá laresponsabilidad de liderar
la aplicación de la metodología.

3.2.

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

La Oficina Asesora de Control Interno, tiene la responsabilidad de verificar que las
diferentes dependencias apliquen la Guía y releven la información de los procesos que
se requieran y que están bajo su responsabilidad.
3.3.

DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARIAS, OFICINAS Y DIRECCIONES

Estasinstancias tienen la responsabilidad de aplicar la Guia y documentar sus procesos
y procedimientos.

3.4.

COMITES O GRUPOS MECI: CALIDAD

Los Comités o Grupos MECI:CALIDAD, tienen la responsabilidad de orientar la
aplicación de la Guía y de implementar acciones preventivas, acciones correctivas y de

ϰ

mejora para lograr documentar la totalidad de los procesos y procedimientos...