Herramientas para la gestión de los documentos

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS EN LOS NUEVOS SERVICIOS DE INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN
Ricardo García Caballero
Editorial Everest
Bonifacio Martín Galán
Universidad Carlos III de Madrid
Resumen:
Se analiza la implantación de sistemas GED en servicios de información analizando los diferentes
elementos que intervienen en su puesta en marcha y su integración enla organización con los procesos
habituales de un servicio de información tradicional. Asimismo se analizan las características que
presentan los productos comerciales actuales, y el cambio que estas tecnologías suponen para el
profesional de la información dentro de las organizaciones.
1. INTRODUCCIÓN
La paulatina incorporación de las tecnologías de la información por parte de
todo tipo deempresas e instituciones en los distintos procesos de la cadena de
producción y de gestión ha hecho que se modifiquen sustancialmente los
modos y maneras de trabajo dentro de las mismas.
Este hecho tiene diversas e importantes repercusiones para los actuales
servicios de información y documentación y para los profesionales de los
mismos, encargados de gestionar el conocimiento que se estágenerando en
dichos sistemas. Si consideramos que la información, tanto la interna como la
externa, es un elemento clave y estratégico dentro de las organizaciones y un
elemento de competitividad para las mismas, las diversas formas por las que
se producen los documentos electrónicos, la variedad de tipologías de los
mismos, y la adecuación de las actuales herramientas informáticas para lagestión integral de la documentación circulante, serán factores esenciales que
se han de analizar detenidamente por parte de los servicios de información y
documentación de toda institución que produzca y maneje este tipo de
documentos a la hora del diseño y conceptualización de un sistema gestión
electrónica de la información. La proliferación de los documentos electrónicos
ha permitido que estaconceptualización cobre una especial importancia en
nuestros días.
La gestión electrónica de documentos (GED) ha ido evolucionando
rápidamente desde los años 80. En esas primeras etapas la GED se definía
básicamente como el sistema de tratamiento de la documentación de una
organización que combina la imagen con información textual asociada a ella.
Esta conceptualización surge a raíz de lairrupción de las tecnologías ópticas
para la captura de la información. Los documentos en papel eran digitalizados
a través de escáneres produciéndose una imagen electrónica de dicho
documento, a la cual se le asociaban una serie de índices para la búsqueda y
recuperación. En estas primeras etapas cobraría también una especial
importancia las tecnologías surgidas para el reconocimiento óptico decaracteres (OCR) pues permitía que los contenidos de los documentos
impresos de carácter textual fueran convertidos rápidamente a formatos
electrónicos interpretables por el ordenador. De este modo los sistemas
clásicos de gestión documental fueron incorporando estas tecnologías dentro
de las funcionalidades que ofrecían al mercado.
Pero en la actualidad la gestión documental es entendidacomo un proceso
global, corporativo e integral del proceso documental de una organización. Es
por ello más acertado hablar de Sistemas de Gestión Integrada de la
Documentación, los cuales controlan la producción, la circulación, el
almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información. Aspiran,
tal y como señala M.A. Esteban Navarro a “ administrar y controlar de modo
conjunto,mediante el auxilio de la informática, todo tipo de datos, documentos,
conocimiento y habilidades existentes en la organización en la que se aplica” 1.
Las características principales de estos sistemas de gestión integral de la
información serían:
· Responden de forma corporativa a las necesidades y problemas de la
gestión de la información dentro de las organizaciones.
· Tienen un carácter...