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LA AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS: Algunas consideraciones para la estructuración de proyectos informáticos en archivos Por: Carlos Alberto Zapata Cárdenas∗ Bibliotecólogo y Archivista ULS Master en Docencia

ANTECEDENTES DEL USO DE LA INFORMÁTICA EN ARCHIVOS Reseña histórica Con la aparición de los mini y micro-computadores y de las máquinas de tratamiento de textos, la mecanización de la gestiónburocrática se ha masificado por el abaratamiento de los costos y la facilidad para organizar pequeños núcleos sin dependencia exclusiva de los grandes servicios informáticos. Aparece incluso una rama de la informática dedicada exclusivamente al campo de los trabajos de oficina denominada ofimática o burótica.1 Esto supone una producción progresivamente más numerosa de documentos en soportescuyas carcaterísticas especiales difieren considerablemente de las de los soportes tradicionales, con la consiguiente problemática que implica para el archivero el uso cada vez más extendido de la informática en todos los ámbitos de la organización. En efecto, las nuevas tecnologías estan diseñando un futuro que supone una ruptura radical con el mundo de los soportes tradicionales y de los sistemasde instalación, custodia, recuperación y difusión de documentos por parte de los archivos. Por otra parte los instrumentos de descripción, recuperación y difusión de este tipo de documentos tendrán que tranformarse y adaptarse a las necesidades nuevas, con repercusiones importantes en el mundo de la investigación y de la cultura.

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El autor es profesor de archivística en la Universidad dela Salle, así como catedrático en pregrado y postgrado en la Universidad Javeriana de Bogotá y la Universidad del Quindío. Igualmente es el Presidente de la Sociedad Colombiana de Archivistas y miembro del Comité de Gestión del Documentos del Archivo General de la Nación.

KESNER, Richard. Sistemas de microordenadores para su aplicación en los archivos y gestión de documentos. En: ADPA : Madrid,1981, pp. 41-56

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La importancia potencial de los computadores electrónicos no fue reconocida por los profesionales de los archivos hasta cerca de 19702. El retraso de los archivistas en utilizar esta nueva tecnología se debió al característico conservadurismo de la época y a los limitados recursos de las instituciones archivísticas. El tema de la automatización llegó incluso aconsiderarse en el Congreso Internacional de Archivos de 1964, celebrado en Bruselas, aunque solo para usos estadísticos y cuestiones fiscales. Posteriormente, La Mesa Redonda de Archivos de 1965, incluyó dentro de su agenda el tema de la automatización aunque sin llegar a ningún resultado concreto. Fue solo hasta 1972, cuando el Consejo Internacional de Archivos, CIA, decidió abordar este asunto y nombróuna comisión Ad hoc, que presentó algunas recomendaciones entre las cuales se destacan la inclusión de asignaturas de automatización en las escuelas de formación de archivistas, la publicación de una bibliografía internacional, la elaboración de estudios periódicos en los países miembros del CIA y la publicación de una revista con artículos sobre innovaciones en este campo. El grupo Ad hoc, seconvirtió mas adelante en el Comité de Automatización del CIA. De las múltiples posibilidades que ofrece la utilización de la informática en el mundo de los archivos, se ha centrado fundamentalmente en los siguientes campos: control de la gestión administrativa, control de la gestión de documentos administrativos, el prearchivaje, la descripción y el análisis de los fondos y la elaboración deinstrumentos de búsqueda. Dentro de los sistemas de contenido más amplio, que tiene como objetivo la automatización de todo el proceso cabe destacar los sistemas CAR y ARMS, ambos implantados en el Reino Unido. El CAR tiene como objetivo fundamental crear una base de datos a nivel de documentos, sobre las entradas siguientes: referencia del documento, descripción, fechas en que deben realizarse las...