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Relatoría
Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002)

Esta normatividad habla de los criterios que surgen para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplenfunciones públicas.

Así pues, el consejo directivo del AGN considera que las funciones del AGN son:

✓ Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservacióny el uso adecuado del patrimonio documental, de acuerdo a los planes y programas que adopte el consejo.

✓ Es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e informaciónque por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida de los documentos.Así mismo prohíbe a los servidores públicos ocasionar daños.

✓ Así establecen que estos deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y procesosarchivísticos (Art 21 Ley 594/2000)

✓ Así prevé que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total comprende: la producción o recepción, la distribución, la consulta, laorganización, la recuperación y la disposición final de los documentos. (Art 22 Ley 594/2000)

✓ Así sobre formación de archivos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centralesy Archivos Históricos. (Art 23 Ley 594/2000)

Así pues es importante recalcar que las entidades deben acogerse a la normatividad vigente, esto con el fin de acogerse a las obligaciones de surgen encuanto a la organización y la obligatoriedad de cada entidad de cumplir con los requisitos en cuanto a la responsabilidad, instalación y la salvaguarda de cada documento que se relaciona con cadaservidor público.

También establece la los criterios que se deben tener la organización de los archivos de gestión:

✓ La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de...