Implementación bi en empresa de autotransporte

CASO PRÁCTICO DEL DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA APLICACIÓN BI (BUSINESS INTELLIGENCE)

Para la elaboración, análisis y presentación de Estados Financieros internos para una empresa de Autotransporte

México D.F. a 29 de abril de 2011

I N D I C E

INTRODUCCIÓN
DISEÑO Y DESARROLLO
IMPLEMENTACIÓN
REPORTES Y ANALISIS
CONCLUSIÓNINTRODUCCIÓN

En la actualidad algunas de las empresas en México, utilizan muchas horas y recursos en la elaboración de sus estados financieros internos que se presentan mes con mes al Comité Administrativo y al Consejo de Administración, esto ocurre debido a que los sistemas contables (ERP) son transaccionales, por lo que requieren de mucho tiempo para generar los reportes financieros, sobre todo cuandohablamos de grandes corporativos.

Otro factor en contra, es la problemática que genera el pasar la información del sistema contable a la forma en que necesita ser presentada en los reportes internos, los cuales normalmente se realizan de manera manual y en archivos de Excel u hojas de cálculo, provocando tiempos muy altos de captura de datos, de validación de información y del armado dereportes. Esto también genera un riesgo de seguridad ya que al tener la información de esta manera se expone a que fácilmente se puedan borrar o que al dañarse las máquinas donde se encuentran estos archivos, se pierda la información.

La empresa de autotransporte que ejemplifico en el presente caso práctico, es un corporativo que emite información de más de setenta empresas, tanto operativas como deservicios.

El proceso general que llevaban a cabo para la elaboración de sus reportes internos, era la extracción de información desde su ERP a archivos de texto, los cuales posteriormente eran trabajados en Excel para homologar la información y poder llegar a las estructuras requeridas por los altos mandos.
Este trabajo tenía que realizarse por cada una de las empresas, y cómo ya secomentó, el tiempo requerido para estos procesos era demasiado, dicha información se presentaba de forma muy general, y cuando se solicitaba alguna explicación más a detalle, no se contaba con una respuesta oportuna para una correcta toma de decisiones.

Por otro lado, el llevar a cabo estos procesos de forma manual, provoca que sean más propensos al error, mismos que en ocasiones se descubrían enpleno consejo con los accionistas, generando incertidumbre y evidentemente malestar. Un ejemplo muy cotidiano era el de que presentaban cuentas contables en líneas financieras diferentes a la que le correspondía.

Una solución propuesta a lo anterior descrito, es a través de un desarrollo creado en una aplicación de BI (Business Intelligence) con los requerimientos específicos de dicha empresade autotransporte, que permita contar con una base que resguarde la información financiera de presentación interna, la creación de reportes, así como el análisis de su información de una manera oportuna, efectiva y confiable para una correcta toma de decisiones.

DISEÑO Y DESARROLLO

Para poder elaborar el diseño correcto de la aplicación, se llevó a cabo un trabajo profundo para conocer losprocesos y las distintas fuentes de información, con lo que se encontró lo siguiente:

• El sistema contable fuente es el JDE el cual está montado en una base de ORACLE.
• El sistema de indicadores operativos es el SIG, mismo que también está montado en una base de ORACLE.
• Tan solo la extracción de la información de los sistemas fuentes para el armado de los reportes del cierre, se llevabaaproximadamente en un tiempo de ocho horas.
• Se tenían tres equipos de trabajo para el armado de información final, el primero constaba de cinco personas las cuales tenían como responsabilidad el armado de las cinco principales empresas operativas (las empresas operativas principales son las que dan servicio en toda el área que tiene concesión el grupo), el segundo era de cuatro personas y...