INFORME DE INVESTIGACIÓN

Cordial saludo Profesora y Compañeros
De acuerdo al tema del asunto, me permito realizar mi aporte a este foro:
Trabajo en una Compañía de Vigilancia y Seguridad Privada en la ciudad deBogotá D.C., llamada: SERACIS Ltda. (Servicios en Asesorías, Consultorías, e Investigación de Seguridad), en el cargo de Analista Documental, desde hace 5 meses aproximadamente y entre misfunciones están: Coordinar la Gestión del Proceso y el Control de Ingreso de la Documentación, Organizar el Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir), Realizar la descripción (Inventarios, eIndización) de los documentos de la empresa, Realizar capacitaciones a los trabajadores de la empresa, Creación de un Sistema de Información para el control, localización y Digitalización de laInformación Estratégica, Ser responsable de la Conservación, Selección, Traslado de la Documentación Servicio y Control de Préstamo de los documentos y Responsabilizarse por la custodia de losdocumentos lo que implica velar por su adecuada preservación y confidencialidad de los documentos, evitar la pérdida o extravío de los documentos, entre otras.
La situación problema queidentifico en mi empresa es la siguiente:
¿Qué? Los funcionarios del Área de Gestión Humana no diligencian correctamente los instrumentos de control y descripción archivística, es decir, no sabentramitar el Formato Único de Inventario Documental a la hora de realizar las Transferencias Documentales Primarias.
¿Dónde? En el Archivo Central
¿Cómo? Los funcionarios que realizan elinventario no conocen o no saben qué es “número de orden” y se confunden con este término, no describen correctamente el nombre de “la serie o subserie” y se equivocan con las “fechas extremas” lo quegenera inconvenientes en la recepción de la documentación y dificultades en la recuperación de la información a la hora de realizar una consulta.
¿Cuándo? Desde el 01 de abril de 2014