Inventario patrimonial

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OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL

Manual Organizativo y de Procedimientos para la Toma de Inventario Físico de Bienes Patrimoniales

1. FINALIDAD:

El presente Manual establece los lineamientos y procedimientos que permitan orientar el proceso de Toma de Inventario Físico de Bienes Patrimoniales a Nivel Nacional correspondiente a los bienes del, adoptando criterios uniformes enaplicación a los principios de veracidad, racionalidad y funcionalidad.

2. OBJETIVO:

Facilitar la operatividad o modo de operar de los Administradores, Oficina de Control Patrimonial y personal del Equipo de Inventariadores designados para este fin.

3. ALCANCE:

Todos los Niveles Organizacionales.

4.- RESPONSABILIDADES:

Las presentes disposiciones son de cumplimientoobligatorio a todos los funcionarios y servidores, que por cualquier modalidad del régimen laboral, se encuentran laborando en la Institución.

5.- DISPOSICIONES GENERALES:

a) DEL PATRIMONIO MOBILIARIO
El Patrimonio Mobiliario de LA ENTIDAD PUBLICA, está constituido por aquellos bienes que de acuerdo al Código Civil y las leyes especiales, son adquiridos por cualquier Fuente deFinanciamiento por las entidades públicas en propiedad bajo las diversas formas y modalidades jurídicas que estas disponen, llámese por compra, donación, reposición, permuta, transferencia, legado por acto de saneamiento o por cualquier otra causal; y que se encuentran descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles de la Superintendencia Nacional de Bienes Muebles del Estado o que sin estarlo seansusceptibles de ser incorporados al patrimonio institucional.

b) DEL ACERVO DOCUMENTARIO
Es Responsabilidad de la Oficina de Patrimonio, mantener el archivo de la documentación - fuente de todo registro realizado en el Sistema de Control de Activo Fijo (SCAF) (sea Factura, Boleta de Venta, Pedido Comprobante de Salida, Resolución de Adjudicación, Resolución de Transferencia, Acta deEntrega – Recepción, Acta de Transferencia, otros) en el que se refleje la procedencia u origen de los bienes con que cuenta la Entidad.

c) DE LA DE LA INFORMACION DE LOS BIENES PATRIMONIALES:
Todas las dependencias organizacionales sin excepción, están obligadas dentro de los quince (15) días de haber recibido el bien patrimonial y hasta 31 de diciembre ( sea por: Donación, Transferencia,Compras, etc.) comunicará bajo responsabilidad a la Oficina de Control Patrimonial para su incorporación respectiva en el Sistema de Control de Activos Fijos (SCAF) y la verificación correspondiente de las características propias del bien, tales como: i) documento de ingreso, ii) procedencia, iii) valor del bien y iv) personal responsable, etc.

d) DEL REGISTRO
Para los efectos del registrode los bienes ingresados a las Dependencias estos deberán ser incorporados contablemente por la Gerencia de Contabilidad en coordinación con el Oficina de Control Patrimonial, para lo cual los Administradores y las dependencias, deberán adjuntar la documentación sustentatoria, para el cumplimiento de su registro (copias de las actas de donación, facturas, Pecosas y otros); siendo ResponsabilidadFuncional de los Administradores y de las propias Dependencias, el mantener actualizado el registro del universo de sus bienes que le son asignados.

El Registro se realizará en forma cronológica anotándose la identificación, detalles técnicos, características, documentos fuentes, valores netos, cuentas contables y referencias relativas al ingreso de los bienes.

e) LA RESPONSABILDIAD DELOS USUARIOS DE LOS BIENES ASIGNADOS:
Cada trabajador usuario cualquiera sea su nivel jerárquico o laboral es responsable de los bienes asignados a su cargo, de su existencia física, permanencia, conservación, etc., en consecuencia, cada uno de los trabajadores, deberá tomar real conciencia de tal circunstancia y adoptar las providencias del caso, para evitar pérdidas, sustracción,...
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