Inventario

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO ANUAL DE BIENES DE CONSUMO E INVERSION - 12/12/1997
1. PROCEDIMIENTO DE PREINVENTARIO
Numeral 5 |   |

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  | Folio: 21743 1.1 OBJETIVO 1.2 POLITICAS DE OPERACION 1.3 DESCRIPCION 1.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1.1 OBJETIVO ESTABLECER LAS MEDIDAS PREVIAS A LATOMA DEL INVENTARIO FISICO, EN LAS AREAS ALMACENARIAS DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO, QUE PERMITAN LLEVAR UN CONTROL RIGUROSO SOBRE LAS EXISTENCIAS EN ALMACEN, ADEMAS DE LA VERIFICACION FISICA DE EXISTENCIAS, LA SUPERVISION E INSPECCION FISICA DE LOS BIENES. 1.2 POLITICAS DE OPERACION COMO CASO PREVIO INDISPENSABLE PARA LA TOMA DE INVENTARIOS SERANECESARIO REALIZAR UNA LIMPIEZA Y REACOMODO DE LOS ARTICULOS QUE SE ENCUENTRAN EN EL ALMACEN. LA LIMPIEZA SERA GENERAL Y DEBERA COMPRENDER MUROS, PISOS, ANAQUELES Y MATERIALES. POR OTRA PARTE EL REACOMODO DEBERA REALIZARSE PROCURANDO QUE TODOS LOS ARTICULOS CON LA MISMA CLAVE SE ENCUENTREN LOCALIZADOS EN UN SOLO LUGAR, CON EL OBJETO DE FACILITAR EL CONTEO DE LOS BIENES. SERA RECOMENDABLE, ADEMAS,QUE DURANTE EL REACOMODO LOS ARTICULOS DAÑADOS U OBSOLETOS SEAN SEPARADOS FISICAMENTE, CON EL OBJETO DE QUE MAS TARDE SE TOMEN LAS MEDIDAS PROCEDENTES. CUANDO SE SUSPENDA EL SERVICIO DE ALMACEN, SERA NECESARIO HACERLO DEL CONOCIMIENTO DE LOS USUARIOS EN FORMA ANTICIPADA LA INTERRUPCION DE LABORES, CON EL FIN DE QUE TOMEN LAS MEDIDAS INDICADAS A CADA CASO Y SUS PROGRAMAS DE TRABAJO NO SE VEANAFECTADOS POR UNA FALTA DE SUMINISTRO DE MATERIALES. SERA CONVENIENTE QUE TAMBIEN LOS PROVEEDORES TENGAN CONOCIMIENTO DE DICHA SUSPENSION DE ACTIVIDADES CON EL FIN DE QUE AJUSTEN SUS PROGRAMAS DE ENTREGAS A LAS NUEVAS CONDICIONES QUE SE LES SEÑALEN. LOS MEDIOS MAS USADOS PARA LA COMUNICACION INTERNA Y EXTERNA SOBRE LA SUSPENSION DE ACTIVIDADES DEL ALMACEN SERAN: BOLETINES, CIRCULARES, MEMORANDUM YOFICIOS. EL RESPONSABLE DEL INVENTARIO FISICO Y EL JEFE DEL ALMACEN DEBERAN ASEGURARSE QUE SE HAYA EFECTUADO EL CORTE DE LAS OPERACIONES DEL MISMO, COMPROBANDO QUE LOS ULTIMOS DOCUMENTOS DE SALIDAS Y ENTRADAS SE HAYAN REGISTRADO EN LAS TARJETAS KARDEX. LOS RECURSOS HUMANOS QUE SE EMPLEEN EN LA TOMA DE INVENTARIOS DEBERAN REUNIR REQUISITOS QUE HAGAN SATISFACTORIO EL INVENTARIO, AL EFECTO DEBERAN CONTARCON: SUFICIENTE CAPACIDAD DE ORGANIZACION, GRAN CONOCIMIENTO DE LOS MATERIALES QUE MANEJA EL INSTITUTO, AMPLIO SENTIDO DE RESPONSABILIDAD Y BUEN CONOCIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y ADMINISTRATIVOS. ADEMAS DE LAS ACTIVIDADES SEÑALADAS SERA NECESARIO PRECISAR ALGUNOS ASPECTOS BASICOS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DEL INVENTARIO, SIENDO LOS DE MAYOR RELEVANCIA: ESTABLECER CON ANTICIPACIONEL PERIODO DE SUSPENSION DE ACTIVIDADES EN EL ALMACEN. PROGRAMAR LOS HORARIOS DE LAS OPERACIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIOS.: DEFINIR CON TODO RIGOR LOS MATERIALES Y ARTICULOS ALMACENADOS QUE DEBERAN SER INVENTARIADOS. - DETERMINAR LAS RESPONSABILIDADES TOTALES Y PARCIALES EN LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE INVENTARIO. ASIGNAR AL PERSONAL NECESARIO PARA CUMPLIR CON EL PROGRAMA PREVISTO.PROPORCIONAR AL PERSONAL ASIGNADO LAS REGLAS DE ACTUACION DENTRO DE LA EJECUCION DEL PROGRAMA, ASI COMO LAS MODALIDADES ADOPTADAS EN LA CAPACITACION Y EJECUCION DEL TRABAJO. ESTABLECER INSTRUCCIONES PRECISAS PARA EL MANEJO DE LOS BIENES; EJEMPLO: BIENES FRAGILES. - SEÑALAR METODOS PARA EL MANTENIMIENTO DEL INVENTARIO. IMPLANTAR REGLAS DE CONTROL PARA ARTICULOS QUE INGRESEN EN ALMACEN DURANTE LA EJECUCION DELA TOMA DE INVENTARIO O QUE VAYAN A SER DESPACHADOS. DOTAR DE CRITERIOS PARA LA VALORIZACION DE EXISTENCIAS EN ALMACEN. FIJAR CON PRECISION LOS MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS PARA RECUENTOS, CONTROL DE MATERIALES INVENTARIADOS, REGISTRO DE LA INFORMACION DE LOS DATOS PROPORCIONADOS POR LOS DOCUMENTOS DE INVENTARIO Y REDACCION DE LOS INFORMES FINALES. INCLUIR MEDIDAS RELATIVAS A LA REALIZACION DE...