La auditoria administrativa y sus métodos

MÉTODO DE AUDITORÍA DE LAS FUNCIONES DE LA GERENCIA DE LAS EMPRESAS DESARROLLADA POR ALFONSO MEJÍA FERNÁNDEZ.

ESQUEMA GENERAL
Divide el enfoque de la auditoría en dos grandes áreas:
1.- Estructural.
• Objetivos.
• Organización.

2.- Funcional.
• Producción.
• Ventas.
• Finanzas.
• Manejo de personal.

3.- Programa de la auditoría.

I.- OBJETIVOS DE LAEMPRESA.

Están definidos.
Enumerarlos.
Clasificarlos según corresponden a intereses de la sociedad, los trabajadores y los inversionistas.

Como definieron los objetivos.
Método utilizado.
Personas que participaron para ello.
Razones por las que se escogieron.

Son conocidos los objetivos.
Quienes lo conocen.
Quienes los deben conocer.
Método que siguen paradivulgarlos.
En su caso, porqué los conocen un limitado número de personas.

Se revisan los objetivos.
Lo hacen por sistema o por intuición.
Quienes lo revisan.
Qué elementos toman en cuenta para hacerlo.
En su caso, porqué no los revisan.
Quiénes pueden sugerir cambios o reconsideraciones.
Cómo y cuando lo pueden hacer.
Preguntar la opinión que tienen de los objetivos las personasque deben conocer de ellos, mediante entrevistas personales o informes escritos. Pedir sugerencias al respecto.

II.- ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA.

Manual de organización.
Cuánto tiempo tiene en vigor.
Es revisado periódicamente.
En su caso, porqué no es revisado periódicamente.
Quiénes lo revisan.
Método que siguen para la revisión
Están definidas las funciones por escrito.Existen interferencias en las funciones

Gráfica funcional.
Número de niveles jerárquicos.
Número de personas en cada nivel.
Método elegido para la asignación de funciones.
Comprobar si la gráfica funcional corresponde a la realidad.

Comunicaciones internas.
Están definidas por escrito.
Como se desahogan las verticales en ambos sentidos.
Cómo se desahogan los horizontales.
Tiempo enque tardan en llegar de nivel a nivel y de extremo a extremo.

Pedir a los funcionarios y empleados que describan su puesto.
Que funciones desarrollan.
Forma como lo hacen.
Personas con quienes más tratan.
Lugar que ocupa su puesto dentro de la organización.
Que describan lo que en su concepto debe ser su puesto.

III.- PRODUCCIÓN.

Objetivos.
Enumerarlos.
Método seguido paradeterminarlos.
Comprobar si las personas que los deben conocer lo saben.
Opinión de los empleados respecto de los objetivos.

Elección del lugar de la fábrica.
Método que siguieron.
Factor determinante para la elección: mano de obra, proveedores, mercado y otros.

Elección de la maquinaria.
Método para la elección de la maquinaria.
Investigaciones que llevaron a efecto.Factor determinante para la elección: porque exista mercado para las unidades usadas; facilidad para obtener refacciones: personal calificado que la conoce; precio u otras causas.

Aprovechamiento del terreno.
Cómo están colocadas las máquinas.
Procedimiento elegido para ello.
Se hizo estudio de tiempos y movimientos.
Se revisa periódicamente para comprobar que las situacionesoriginales persisten.

Planeación del trabajo.
Lo planean los jefes únicamente o entre ellos y sus empleados.
Grado en que intervienen los empleados.
Forma como vigilan los programas de trabajo.
Se hacen los planes de conformidad con el departamento de ventas.

Control de calidad.
Quién controla la calidad: un departamento especializado del jefe de producción.
Forma decontrolarla.
Forma de elegir las muestras,
Pruebas a las que se someten.

Costos.
Cuál es la unidad de costos.
Forma como se eligió,
Se lleva la contabilidad de costos dentro del departamento de producción.
En su caso, conoce el departamento de producción los costos,
Que informes reciben o producen.
Quiénes lo conocen.
Quiénes lo deben conocer.
Los reciben o producen...