La función de compras

Las principales funciones a desarrollar por esta sección son las siguientes:

1. - La Planificación de Compras. Ésta se concreta en un documento, el Plan Anual de Compras, que se integra a su vezen el Presupuesto Anual de la compañía y en el que, a partir de las tiradas previstas y los correspondientes consumos, se fijan las fechas y cantidades de materiales a adquirir.

2. - La selección delos proveedores, entre todas las empresas susceptibles de trabajar para la compañía, así como la negociación de las condiciones con éstos, constituye la segunda gran responsabilidad de la Sección deCompras.

3. - Realización del pedido. Éste viene determinado, fundamentalmente, por la necesidad real de compra, surgida del consumo de los materiales almacenados y de la obligatoriedad de sureposición para mantener el ciclo productivo. Otros factores de naturaleza financiera y logística pueden tener también una gran importancia en la forma y tiempo en que se realice el pedido.

4. - Controlde las compras. Cuando el proveedor ha servido la mercancía solicitada, justificándolo con un albarán de entrega (documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. El receptor de la mercancíadebe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido correctamente, y después de que ésta ha pasado los controles de calidad establecidos, Almacén envía a Compras el albarán sellado o firmado, enseñal de conformidad, junto a la copia del pedido.

Una vez completado el ciclo y corregido el dato de existencias en almacén con la entrada del nuevo material, se actualiza la planificación decompras, a la espera de que el consumo haga necesarios nuevos pedidos.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuales son sus necesidades de bienes y servicios,identificando y comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la...