La serenidad de las moscas en el siglo xx

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“Por una patria con sabiduría y espíritu de progreso”

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE LOS CABOS.

Contaduría Pública

La reunión o sesión

PRESENTA.

Paulo Francisco Meza Galindo.

3CP-01M

San José del cabo B.C.S a 19 de octubre de 2011

INTRODUCCION

Las reuniones son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños,fomentar la participación de los empleados,... pero algunas veces resultan poco efectivas por que resultan aburridas y no son tomadas con la seriedad que merecen.

Las reuniones son pan de cada día en las empresas y particularmente al interior de grupos y equipos de trabajo, se entiende que son un buen ejercicio de integración y comunicación y que en conjunto resulta más efectivo el desarrollode ideas y planes de acción para una división, un departamento o toda la empresa

Reunión o sesión
LA ORGANIZACIÓN DE UNA REUNIÓN
Hay que atender a los aspectos temporales: Antes de la reunión, Durante la reunión. Después de la reunión.
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN
Necesidad de la reunión: ¿Es el medio más adecuado? Finalidad de la reunión: ¿por qué? y ¿para qué? Para ello, debemos tenerclaros los objetivos:
¿Qué queremos con la reunión? (finales)
¿Cómo lo vamos a hacer? (operativos)
¿Cómo evaluamos los resultados? (medibles)
Asistentes: debemos saber quién van a asistir a la reunión y prever los problemas que puedan surgir.
Contenido: saber los temas que se van a tratar en la reunión. Esto se plasma en un orden del día. Lugar: es dónde se va a celebrar la reunión. Debe ser unsitio cómodo, bien iluminado y con buena temperatura. Las mesas situadas en forma de U o de círculo facilita la participación. Contar con medios adecuados (pizarra, proyector, etc.)
Fecha y horario: debe tenerse en cuenta la disponibilidad de los participantes, así como la hora (cuando puedan prestar máxima atención) No deben durar más de 2 horas, en caso contrario, se realizará un descanso de 10a 15 minutos.
Material:
Documentos de trabajo: se los entregan antes a los participantes.
Documentos para la reunión: como estadísticas, etc. que la presenta cualquier persona que vaya a utilizar en la reunión.
Convocatoria: documento que debe tener:
Convocante.
Fecha y hora de inicio y finalización.
Lugar.
Orden del día.
Objetivos.
Material que deben preparar los asistentes.
Listadode participantes

Dirección de la reunión.
1. Inicie la Reunión.

Presentación (Si es necesario).
Procure que el grupo se sienta cómodo.
Indique el procedimiento o régimen usado.
Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y cuáles objetivos se desean alcanzar.
Haga introducción
2. Dirija y Controle.

Estimule la participación.
Utilice adecuadamente las preguntas y ayudasaudio – visuales.
Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico en desarrollo.
Resuma con frecuencia.
No permita que un participante monopolice un tema.
Controle la reunión sin provocar resentimientos.

3. Consiga la Aceptación de los Resultados.

Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas nuevamente.
Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayoría delgrupo las acepte.
Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la mayoría.

4. Resuma la Reunión.

Indique lo que se ha conseguido con la reunión.
Muestre los aspectos sobresalientes.
Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas.
Determine el plan de acción a seguir.
Haga una clausura adecuada.

LOS PROBLEMAS EN LA REUNIÓNAcciones más comunes:
Antes de la reunión:
No efectuar la convocatoria adecuada.
Elegir unos medios materiales inadecuados (estructurales)
No preparar de forma adecuada los temas y tratar de improvisar.
LOS PROBLEMAS EN LA REUNIÓN
Durante la reunión:
Prolongar la sesión inadecuadamente y no efectuar pausas.
Problemas entre miembros o divagaciones en la reunión.
No cumplir el orden del día....
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