La sistematizacion

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LA SISTEMATIZACIÓN
Es un proceso que tiene el claro objetivo de ordenar, organizar y relacionar efectivamente los elementos que posee una organización, en este sentido, resulta una gran herramienta para lograr las metas propuestas de una manera mas objetiva y ordenada. De igual manera sistematizar permite un control total de dichos elementos a la hora de ejecutar una operación o actividad.
Porejemplo: el proceso de nuevo ingreso de personal a una organización, aquí se utilizan diversos procedimientos como el reclutamiento, selección y capacitación del nuevo empleado.
Para esto existen una serie de pasos a seguir, los cuales nos indican como se estructura ordenadamente este proceso por etapas, tomando en consideración el ejemplo anterior; los pasos serian:
1. El anuncio de lasvacantes por los distintos medios a utilizar (radio, prensa, televisión entre otros).
2. Se realiza el reclutamiento en si.
3. Se analizan perfiles.
4. Se hace la preselección de los candidatos.
5. Se aplican herramientas de recolección de información (entrevistas, cuestionarios, entre otros)
6. Se realiza la selección.
LA IMPORTANCIA DE LA SISTEMATIZACIÓN
Este procesorepresenta una gran importancia dentro de la organización y la vida diaria, ya que gracias a el es mas fácil definir, organizar, establecer procesos, objetivos específicos, asignar tareas, ahorrar tiempo operativo, brindar mejor calidad en el servicio al cliente y lograr las metas de una forma mas efectiva y practica.
Por ejemplo, llega un supervisor a determinado departamento de una empresa a observary analizar el área, depende del resultado de esta evaluación depende la estabilidad laboral de los empleados de la misma, ¿Qué pasaría si este supervisor nota descontrol y carencia de organización?; desde luego su apreciación seria negativa, he aquí la importancia de que exista una sistematización a nivel general como en cada departamento para mantener el orden.
BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIÓNPresenta diversidad de beneficios, entre ellos fortalece a la empresa pues aclara las dudas en cuanto a procedimientos y contribuye a coordinar las funciones y relaciones entre los subsistemas de la organización; de igual manera beneficia ampliamente a la administración, debido a que brinda información oportuna para tomar decisiones además interviene en el factor tiempo, ya que lo ahorra yoptimiza la calidad de los servicios.
Por ejemplo, el SENIAT llega a determinada empresa y solicita estados financieros, gracias a una buena sistematización y utilización de sistemas de información eficientes; la empresa esta en capacidad de entregar esta información instantáneamente, lo cual produce una buena impresión delante de este organismo.
PARÁMETROS Y PRINCIPIOS QUE HAY QUE TOMAR EN CUENTAPARA EL PROCESO DE SISTEMATIZACIÓN
* Razonabilidad del costo: debe existir un control interno dentro de la organización, y este sistema debe proveer información a un costo razonable, es decir que debe existir un equilibrio entre el costo y los beneficios que genere este sistema. Por ejemplo: la organización en cuanto a la contabilidad debe adquirir un sistema de información contable que de lainformación justa a un costo razonable.
* Confiablidad: algo importante es que este sistema sea 100% confiable al suministrar y controlar la información, de esta manera los resultados tendrán mayor credibilidad y no ocurrirán accidentes informáticos con el mismo. Ejemplo: una empresa adquirió el sistema, pero opto por uno mas económico, al cabo de varias operaciones el sistema colapso y sedes configuró, lo cual altero el orden de los resultados del sistema contable, esto paso por una mala elección, por esto es recomendable escoger un sistema de precio razonable, pero efectivo y confiable.
* Estructura orgánica y el control interno: este aspecto es esencial, ya que este sistema se adaptara a la organización para satisfacer las necesidades particulares de información y control....
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