Las Cuentas De Planeacion Y Presupuesto

pública y deben estar a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás
autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales o legales de control,
inspección y vigilancia.Conservación, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes. El ente
público está obligado a conservar los libros de contabilidad, comprobantes de
contabilidad y documentos soporte, parala justificación y comprobación de las
operaciones que han sido objeto de registro. Para su conservación y con el fin de
prescindir del documento en papel, podrán reproducirse a través demicrofilmes o
microfichas.
La responsabilidad del manejo, organización y conservación de los documentos
relativos a los archivos oficiales corresponde a los servidores públicos; por tal
razón elrepresentante legal o quien haga sus veces, designará mediante acto
administrativo el funcionario responsable de la custodia y tenencia de los libros, los
comprobantes de contabilidad y los respectivosdocumentos soporte.
Según lo preceptuado en el reglamento expedido por el Archivo General de la
Nación, los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del
patrimonio documental de laNación; por lo tanto, aquellos que hacen parte de la
contabilidad pública deberán conservarse de acuerdo con la reglamentación que
sobre el tema se expida.
Pérdida, extravío o destrucción de los libros decontabilidad. El representante legal,
quien haga sus veces o el servidor público responsable de la custodia y tenencia,
denunciarán ante las autoridades competentes la pérdida, extravío odestrucción
de los libros de contabilidad, e informarán dicha circunstancia a la Contaduría
General de la Nación. Deberá ordenarse, de inmediato, la reconstrucción de la
información, en un período que nopodrá exceder de tres meses. Para ello se
tomará como base los comprobantes de contabilidad, documentos soporte,
estados financieros, informes de terceros, copias grabadas en medios magnéticos,...